Mehr als nur Tabellen: Der Software-Klassiker Microsoft Excel unter der Lupe

Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel aus dem Hause Microsoft kennt wahrscheinlich jeder, der hin und wieder einen Computer benutzt. Doch obwohl Excel enorm bekannt ist, überblicken die Meisten bloß einen kleinen Teil der Funktionen dieses mächtigen Werkzeugs. Denn Excel könnte wesentlich mehr als „irgendwas mit Tabellen“. Wir beleuchten, was hinter diesem Allround-Talent an Software steckt.

Excel: Die wichtigsten Funktionen von Microsoft Excel im Überblick

Zunächst mal sollte man über Excel verstehen, dass diese Computersoftware dafür dient, Tabellen zu erstellen. Es wird daher primär hierfür eingesetzt, Datenmaterial nützlich zu erfassen und zu sichern – zum Beispiel Kundenlisten mit Vornamen, Nachnamen, Rufnummern etc. Um jene Daten äußerst strukturiert sowie fürs Auge attraktiv darstellen zu können, offeriert Excel im Übrigen verschiedene kostenfreie Vorlagen. Excel empfiehlt sich indes nicht nur für ebendiese Dateneingabe und die optische Darstellung dieser Daten, nein. Läuft man über jene Ebene hinaus, wird Excel erst so richtig interessant: Das Tabellenkalkulationsprogramm ist nämlich genauso in der Position, Daten systematisch zu untersuchen, zu ordnen und auszuwerten – Möglichkeiten, welche unzählige Anwender bereits nicht mehr nutzen:

•       Excel kann anhand der eingetippten Angaben Berechnungen anstellen.

•     Excel kann Daten in übersichtliche Diagramme und Grafiken verwandeln.

•       Excel hilft, festgelegte Zielgrößen sowie Zeiträume im Blick zu bewahren.

•       Excel offeriert fachkundige Einschätzungen basierend auf bisheriger Werte ab.

Kurzum: Excel ist äußerst einflussreich und ziemlich klug. Und sogar wenn dieses Programm schon alt ist (erstmals auf dem Markt herausgebracht worden ist es schon 1987), wird es konstant fortentwickelt. Als Teil der Office-Produktpalette gehört es nebst dem Präsentationsprogramm PowerPoint, dem Textverarbeitungstool Word sowie dem E-Mail-Client Outlook zu den wichtigsten Produkten der Marke Microsoft. Inzwischen ist Excel selbstverständlich auch Teil der Microsoft-Office-365-Familie und nicht mehr ausschließlich für das Betriebssystem Windows verfügbar, sondern auch für macOS und als mobile Applikation für Smartphones wie auch Tablets (Android, iOS, Windows Phone).

Hinweis: Durch die Excel App lassen sich ganz einfach Tabellen, welche ausgedruckt vor einem liegen, scannen. Schlichtweg ein Foto aufnehmen und im Nu hat man alle Daten der abfotografierten Tabelle digitalisiert in Form einer Excel-Tabelle zur Hand. Sehr praktisch und flink!

Wer nutzt eigentlich Excel?

Wegen der umfangreichen Features kann Excel im Wesentlichen in sämtlichen Abteilungen eines Gewerbes nützlich eingesetzt werden. Es eignet sich zum Beispiel perfekt hierzu, To-Do-Listen zu notieren, die nützlich sind, den Durchblick über zu machende Aufgaben zu bewahren. Wer etwas intensiver ins Projektmanagement starten möchte, kann anhand von Excel auch Zeitpläne erstellen, um Projektphasen zu veranschaulichen, Meilensteine zu bestimmen und die Frist von Leistungen zu berechnen. Oder wie sei es, einen individuellen Kalender zu erzeugen, in dem alle für das Team relevanten Termine sowie Daten vermerkt sind? Tipp: Wer in Excel bei „Weitere Vorlagen“ nach dem Schlagwort „Kalender“ sucht, bekommt zahlreiche kostenfreie Kalender-Vorlagen.

Ebenfalls ein sehr gefragter Gebrauchszweck von Excel: Zeiterfassung. Von der simplen tabellarischen Gliederung geleisteter Stunden über die automatische Summierung und Anzeige von Mehrarbeit bis hin zur Erstellung umfassender Schichtpläne ist alles realisierbar. Auch für ebendiese Zeiterfassung sind online viele Excel-Vorlagen kostenfrei verfügbar, welche als Grundlage für die eigene Zeiterfassung dienen können.

In Konstellation mit dem Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word lassen sich via Excel des Weiteren Serienbriefe smart erstellen: Unkompliziert den Text in Word tippen und die Adressdaten aller Empfänger in Excel sichern. Jetzt noch beiderlei miteinander verknüpfen und ab an den Drucker senden – somit lässt sich jeglicher Brief mit einer individuellen Adresse und Anrede ausstatten, ganz ohne diese Werte in jedem Schreiben händisch eintippen zu müssen. Das gelingt in Verbindung mit Microsoft Outlook nebenbei bemerkt sogar als Serien-E-Mail.

Wer in einem inländischen Betrieb in der Buchführung tätig ist, wird sicherlich oft mit Excel in Kontakt kommen. Weil das Programm bietet im Grunde alles, was man als Buchführer braucht: Es lassen sich Einnahmenüberschussrechnungen erstellen und sowohl die simple wie auch die doppelte Buchführung mit Habenseite und Sollseite perfekt abbilden.

Nebst der Buchhaltung wird Excel auch von einigen Entwicklern in der IT genutzt: Anhand der Programmiersprache VBA (= Visual Basic for Applications) und XML-Makros kann man Prozesse automatisieren und auf Basis von Excel eigene Funktionen codieren. Gleichzeitig kann man das Tabellenprogramm auch für simple Anforderungen als Verzeichnis nutzen.

Excel: Die Software der tausend Möglichkeiten

Excel lohnt sich optimal für die Dateneingabe, eine Analyse dieser Daten, für mathematische wie auch statistische Berechnungen und zur optischen Darstellung von Daten und Zahlen in Form von Diagrammen & Co. Das macht die Software Excel zu einem wahren Allround-Talent, welches nicht bloß im Unternehmensumfeld, sondern selbst im Privaten zahlreiche durchdachte Einsatzmöglichkeiten offeriert. Man denke nur an Einkaufslisten, To-Do-Listen für die komplette Familie, die private Buchhaltung oder an Gästelisten für die Hochzeitsfeier – Excel hilft auch im persönlichen Alltag beachtlich, sich zu verwalten und Planungen anzustellen.

Da wundert es nicht, dass der Klassiker in der Softwarewelt ebenso heute noch so beliebt ist, wie auch am Anfang – auch wenn jedweder Excel-Nutzer ganz sicher schon öfter als einmal geschimpft hat, weil er in dem mächtigen Tool nicht die Eigenschaft gesehen hat, die dieser sucht. Doch hierfür existieren ja glücklicherweise Suchmaschinen: Einmal eingetippt „Wie kann ich in Excel…?“ gelangt man auf unzählige hilfreiche Weblogs sowie Video-Tutorials zu jedem vorstellbaren Excel-Problem.

Wollen auch Sie Excel in Ihrem Unternehmen einsetzen, dann kommen Sie gerne auf uns zu.

Quellen
https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/excel
https://www.computerwissen.de/software/office/excel/programm-excel/mehr-als-nur-tabellenkalkulation-das-kann-excel/
https://excelhero.de/excel-funktionen/
https://de.godaddy.com/blog/excel-tipps-fuer-einsteiger-13-wege-excel-richtig-zu-nutzen/