Dokumentenmanagementsysteme: Dokumentenberge im Griff!
Für die Konkurrenzfähigkeit eines Unternehmens ist es dieser Tage entscheidend, dass alle Aufzeichnungen und weitere Unternehmensprozesse zusammenspielen sowie für alle Mitarbeiter durchgehend und von überall aus abrufbereit sind. Um dies zu garantieren, kommen effiziente DM-Systeme zum Einsatz. Welche Faktoren für die Nutzung eines aktuellen DM-Systems sprechen und wie Sie durch ihren Einsatz den Reiseweg in papierloses Büro ebnen können, erfahren Sie im nachfolgenden Beitrag.
Einerlei ob digital oder noch analog: Unternehmen stehen inzwischen vor der enormen Aufgabe, eine Flut unterschiedlicher Geschäftsaufzeichnungen, Geschäftsunterlagen ebenso wie weitere Daten wirksam zu erfassen, zu modifizieren und zu organisieren. Verschärfend kommt hinzu, dass sie per Gesetz dazu verpflichtet sind, aufbewahrungspflichtige Dokumente revisionssicher und gesetzeskonform zu speichern und fristgerecht zu löschen.
Auf die Frage, wie Unternehmungen diese Herausforderungen erfolgreich bewältigen können, gibt es nur eine Erwiderung: mit einer passenden DMS-Lösung.
Starke Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS, können Unternehmungen dabei helfen, sämtliche Papierunterlagen zu digitalisieren und sie zusammen mit allen elektronisch vorliegenden Daten wie Mails, Office-Dokumenten oder Portable Document Format-Dateien zentral zu speichern und zu arrangieren. Des Weiteren können kluge Dokumentenmanagementsysteme dokumentenzentrierte Prozesse optimieren, den betrieblichen Informationstransfer deutlich verbessern und so en passant die Umwelt durch die Senkung des Papierverbrauchs schonen.
Verbrauch an Papier steigt trotz Digitalisierung!
Obwohl wir uns längst im digitalen Zeitalter befinden und die Nutzung moderner Dokumentenmanagementsysteme viele Möglichkeiten bietet, wertvolle Ressourcen einzusparen wie auch den Papierverbrauch zu senken, halten nach wie vor zahlreiche Unternehmen an einem Papier-zentrierten Management von Dokumenten fest.
Laut den Ergebnissen des Digital Office Index 2020 vom Digitalverband Bitkom spielt Papier in jedem 4. Betrieb noch eine sehr große Rolle: 8 Prozent agieren ganz auf Basis von Papierdokumenten, 18 % weitestgehend papierbasiert und 36 % setzen zirka zur Hälfte auf Papier und zur anderen Hälfte auf digitale Formate.
Im Übrigen sind 70 % der befragten Führungspersonen der Studie Papierlos Arbeiten Monitor 2020 von Fellow Digitals weiterhin der Meinung, dass das Drucken unverzichtbar sei.
Allerdings landet Vieles, was tagtäglich gedruckt wird, schon nach kurzer Zeit wieder im Mülleimer.
Zusätzlich führt das auf Papier basierende Dokumentenmanagement mit Blick auf die kontinuierlich steigende Menge an Dokumenten zu zeitraubenden Recherchen, nutzlosen Redundanzen, unwirtschaftlichen Arbeitsabläufen, verwirrenden Versionierungen bei Dokumenten und zu überlasteten Arbeitnehmern. Weiter können die Unternehmen die gesetzeskonforme sowie revisionsfeste Archivierung unter diesen Umständen meistens nicht vollständig einhalten.
All das kann auf Dauer gesehen schädliche Auswirkungen für die Zukunfts- und Konkurrenzfähigkeit eines Betriebes haben.
Daher sollte jede Firma ein effektives Dokumentenmanagementsystem nutzen.
Endlich Ordnung im Dokumentenchoas!
Die Argumente, die für die Implementation eines Dokumentenmanagementsystems sprechen, sind so zahlreich wie auch überzeugend:
- Daten in Realtime durch einfachen, standort- sowie endgeräteunabhängigen Zugriff auf Unternehmensprozesse!
In einem Dokumentenmanagementsystem werden sämtliche Geschäftsunterlagen zentral erfasst, organisiert, revisionsfest gespeichert sowie fristgemäß entfernt. Unter Zuhilfenahme verschiedenartiger Such- und Filterfunktionen ist jegliches Dokument in Sekunden auffindbar und zugänglich – losgelöst vom Dateiformat, der Datenquelle, dem Ort wie auch dem Device des Arbeitnehmers.
- Mehr Raum für Produktivität!
Ein DM-System macht physische Archivräumlichkeiten wie auch Sammlungen von Papierakten entbehrlich. Dafür gibt es nur noch einen digitalen Aktenschrank, in dem sämtliche Unterlagen und Belege des Betriebes ihren Platz haben. Auf diese Weise können Firmen die Kosten für die Räumlichkeiten einsparen und den gewonnenen Platz für weitere, effektivere Zwecke nutzen.
- Alles ökologisch!
Durch die Verwendung einer DMS-Lösung können Firmen den Verbrauch von Papier, Druckertinte sowie Druckertoner signifikant senken. Gleichzeitig werden die Kosten verringert und die Natur geschont.
- Effiziente Teamarbeit durch mehr Transparenz!
Während Geschäftsdokumente im Normalfall nur von einem oder wenigen Angestellten gleichzeitig einzusehen sind, können digitalisierte Firmendokumente von verschiedenen Mitarbeitern parallel aufgerufen, weiterverarbeitet und geteilt werden. Die Versionierung passiert dabei selbstständig. Darüber hinaus gibt eine Dokumentenhistorie konkreten Aufschluss darüber, wer, wann, an welchem Dokument gearbeitet hat und was verändert worden ist. Das hebt die Transparenz und vereinfacht die Kollaboration im Team erheblich.
- Kundenzufriedenheit dank gesteigerter Auskunftsfähigkeit!
Der Einsatz eines DM-Systems wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit der Kunden aus. Dank Wiedervorlageterminen wie auch Erinnerungen reduziert sich z.B. die Chance, dass bei der Bearbeitung eines Auftrags etwas übersehen, ein Fehler gemacht oder etwas nicht dokumentiert wird. Außerdem können die Angestellten immer sowie direkt alle Informationen zu einem Auftrag aufrufen und dem Endkunden Rückmeldung über den aktuellen Stand geben. Als Folge erlebt dieser einen effizienteren sowie effektiveren Service.
- Revisionsfeste sowie rechtskonforme Speicherung und Entfernung!
Durch die Nutzung einer DMS-Lösung können Betriebe aufbewahrungspflichtige sowie handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen revisionssicher sowie gesetzeskonform sichern und termingerecht löschen.
Stellen Sie noch heute die Weichen für die digitalisierte, papierlose Zukunft Ihres Geschäftsbetriebes!
Der papierlose Berufsalltag bleibt in vielen Firmen immer noch ein Wunschtraum.
Im täglichen Business bedeutet das mit Blick auf das Dokumentenmanagement, dass Tag für Tag zahllose Dokumente sowie Belege ausgedruckt, kopiert, sortiert, abgeheftet, abgelegt oder aber stundenlang recherchiert werden.
Starke DM-Systeme können hier schnelle Abhilfe schaffen.
Sie stellen sicher, dass alle Unterlagen im Unternehmen revisionsfest, datensicher und zugleich direkt auffindbar gesichert sowie archiviert werden. Außerdem ersparen sie ein aufwändiges Management von Dokumenten auf Papier, verbessern dokumentenzentrierte Geschäftsvorgänge und unterstützen Firmen dabei, die gesetzlichen Erfordernisse einzuhalten.
Sie möchten mehr über das Themenfeld DM-Systeme lernen, Ihr Management von Dokumenten optimieren oder von den Pluspunkten einer aktuellen Dokumentenmanagementlösung profitieren? Wir beraten Sie gerne individuell!
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