Information Rights Management: Durchgängige Dokumentensicherheit im digitalen Zeitalter!
Unerwünschter Datenabfluss kann für Betriebe existenzielle Folgen haben. Daher sind effektive Schutzmaßahmen, wie ein Einsatz der Information-Rights-Management-Lösung ein absolutes Must-Have für jedes Unternehmen. Wie die Technik genau funktioniert und warum sie bei einer umfassenden Informationssicherheitsstrategie keinesfalls fehlen darf, offenbaren wir Ihnen in dem nachfolgenden Blogbeitrag.
Das technologische Wachstum hat in den vergangenen Jahrzehnten eine Menge disruptiver Innovationen hervorgebracht – und damit die Eigenart wie wir zusammenarbeiten, wie auch kommunizieren, fundamental geändert.
Weiter noch: Unternehmen sind mittlerweile angesichts bahnbrechender Innovationen beispielsweise das Cloud Computing, die künstliche Intelligenz sowie das Internet der Dinge nicht nur äußerst vernetzt, sondern ebenso smarter und interaktiver eingerichtet als jemals davor.
Dennoch steigt mit dieser Entwicklung ebenso die Gefahr, dass kritische Geschäftsinformationen ungesteuert das Unternehmen verlassen, unerlaubt ausgenutzt oder aber gezielt entwendet werden.
So registrierten die Datenschutzbehörden in Deutschland 2021, einer Auswertung von DLA Piper nach, 40.000 Datenschutzverletzungen.
Darüber hinaus sind dem Information Risk Research Expertenteam seitens Gartner 50–70 Prozent aller Sicherheitsvorfälle und 75 % der gesamten Sicherheitsverstöße auf unachtsame oder aber heimtückische Angestellte zurückzuführen.
Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Firmen die Sicherheit der Geschäftsinformationen ernst nehmen sowie effektive und umfassende IT-Schutzmaßnahmen einführen – insbesondere im Hinblick auf den Informationsschutz.
Ein effektives Tool kann hier Information-Rights-Management, kurz gesagt IRM, sein.
Information-Rights-Management schützt Geschäftsdaten, nicht Übertragungswege!
Im Gegenteil zu gewöhnlichen Informationsschutzlösungen, welche in der Regel bloß den Informationsweg oder die Benutzung schützen, haben Information-Rights Management-Lösungen die Absicht, die Schutzvorkehrungen nach Möglichkeit nahe an der schützenden Geschäftsinformation, zu positionieren.
Neben dem reinen Schutz von persistent gespeicherten Geschäftsinformationen, kann mit Information-Rights-Management festgelegt werden, inwiefern spezifische Anwender die Geschäftsdaten beispielsweise ändern, drucken oder an andere Benutzer weiterleiten können. Die Bestimmung der autorisierten Anwender und deren Zugriffsrechte und Bearbeitungsrechte geschieht hierbei wahlweise ad-hoc durch den Urheber eines Dokumentes oder einer E-Mail oder aber über wesentlich festgelegte Sicherheitsrichtlinien, welche jeweils zur Anwendung kommen.
Ferner hat der Autor die Möglichkeit, die Berechtigungen zeitlich zu befristen und sie im Nachhinein zu entziehen.Das kann insbesondere bei der Projektarbeit von großem Nutzen sein oder im Kontext einer fristlosen Kündigung.
Funktionsweise des Information-Rights-Management!
Beim Einsatz einer Information-Rights-Management-Lösung wird grundsätzlich jedes einzelne Dokument, jede Datei oder jede E-Mail, entsprechend ihrem Schutzbedarf, verschlüsselt.
Möchte ein Benutzer ein IRM-geschütztes Schriftstück oder eine IRM-geschützte E-Mail aufmachen, muss er sich zunächst mit einer Benutzerkennung und/oder einem Zugangswort authentifizieren. Diese Angaben werden mit den Fakten auf dem Information-Rights-Management-Server verglichen. Im Fall einer Übereinstimmung wird dem Benutzer der Zugriff erteilt.
Für die Erteilung von Berechtigungen gibt es, wie bereits erwähnt, verschiedene Möglichkeiten.
Hierzu zählen Templates, welche von dem Urheber des Dokuments vordefiniert sind oder aber über wesentlich definierte Sicherheitsrichtlinien.
Information-Rights-Management: Vorteile und Nachteile auf einem Blick!
Die Integration von Information-Rights-Management verschafft den Firmen deutlich mehr Sicherheit und Nutzen als alternative IT-Sicherheitslösungen für den Informationsschutz.
Einerseits bieten Information-Rights-Management-Lösungen eine komplette und permanente Zugriffssteuerung über den gesamten Kreislauf der Geschäftsinformationen. Andererseits kann ein fortlaufender Informationsschutz aufgrund von dynamisch veränderbaren Zugriffsberechtigungen gewährleistet werden.
Außerdem können Firmen mit einem vorteilhaft aufgesetzten Information-Rights-Management-System eine Vielzahl anderer Bedrohungen antreffen:
Dazu zählen:
• Internetangriffe: Internetangriffe zählen, laut dem Risikobarometers der Allianz, zu den größten Geschäftsrisiken auf der ganzen Welt. Durch den Einsatz einer Information-Rights-Management-Lösung gehen Internetangriffe ins Leere, da Internetkriminelle hinsichtlich Verschlüsselung keinen Zugriff zu vertraulichen Geschäftsinformationen erhalten.
• wirtschaftliche Schäden: Wegen Datendiebstahl, Spionage und Sabotage entsteht der deutschen Wirtschaft, laut Bitkom, aktuell ein jährlicher Schaden von 223 Milliarden Euro. Mit dem Gebrauch einer vorteilhaft aufgesetzten Information-Rights-Management-Lösung können Unternehmen wirtschaftliche Schädigungen verhindern.
• Vertrauens- und Reputationsverlust: Werden IT-Sicherheitsverletzungen sowie Datenschutzvorfälle öffentlich verbreitet, müssen Unternehmen mit Reputationsverlusten rechnen, die aus negativer Medienberichterstattung abstammen können. So sorgten im vergangenen Jahr bekanntgewordene Datenlecks bei Facebook oder LinkedIn für Aufsehen. Durch den Einsatz einer gut aufgesetzten Information-Rights-Management-Lösung können Unternehmen die Glaubhaftigkeit und Integrität der digitalen wie auch privaten Geschäftsinformation sicherstellen, unabhängig von der Vielzahl von Kopien und den Medien, worauf sie abgespeichert sind.
Ungeachtet der vielen Pluspunkte die Information-Rights-Management-Systeme bieten, können sie die Unternehmen weder vor analogen Bedrohungen und Angriffen, zum Beispiel dem Abfotografieren des Bildschirmes oder etwa der Weitergabe eines ausgedruckten Dokuments, noch vor Angriffen, bei welchen die Identität eines Nutzers übernommen wurde, absichern.
Höchste Zeit für höchsten Informationsschutz!
Information-Rights-Management-Lösungen erlangen aufgrund der heutigen Bedrohungslage immer mehr an Relevanz.
Mittlerweile gibt es eine Reihe renommierter Produzenten, die mit innovativen Information-Rights-Management-Lösungen auf dem Markt vertreten sind. Allen voran Microsoft mit Microsoft Azure Information Protection.
Microsoft Azure Information Protection ist bereits in allen Microsoft-Tools eingebaut und lässt sich bequem mit einem Mausklick aktivieren.
Möchten auch Sie Ihre privaten Geschäftsgeheimnisse mit der zuverlässigen Information-Rights-Management-Lösung schützen? Oder haben Sie noch Unklarheiten zum Thema Information Rights Management oder Microsofts Azure Information Protection? Sprechen Sie uns an!
Sie erreichen unsere Spezialisten telefonisch unter: +49 221 7880 59-200 oder per Mail unter beratung@coretress.de