Kann ich OneDrive im Unternehmen bedenkenlos einsetzen?
Dropbox, Google Drive, iCloud und mehr – Cloud-Dienste gibt es mittlerweile viele. Die Option aus dem Hause Microsoft auf dem Cloud-Storage-Markt heißt OneDrive. Was kann OneDrive? Beeindruckt die Cloud-Lösung in Sachen Datenschutz? Bewährt sich der Service eher für private oder für geschäftliche Anlässe? Wir haben OneDrive einmal unter die Lupe genommen…
Mit Unterstützung des von Microsoft bereitgestellten Cloud-Dienstes OneDrive kann man Datenmaterial in einem Online-Storage hochladen – oder, wie es so schön lautet: „in der Cloud speichern“. In Microsoft OneDrive lassen sich, wie in jedem Cloud-Storage-Dienst, Dateien speichern, sodass diese ortsunabhängig auf Abruf sind – ob per Browser, Client-Anwendung oder OneDrive-App, die erhältlich ist für WindowsPhone, iOS und Android. Mit OneDrive hat man daher Fotos sowie Dateien überall und auf jedem Gerät parat – äußerst praktisch!
Ein Cloud-Speicher ist aber nicht bloß sinnvoll, um von überall aus auf Daten zurückgreifen zu können: Besonders im Falle eines Verlusts bzw. Defekts des Endgeräts ist es sehr kostbar, wenn alle wichtigen Dateien an einem anderen Ort, zum Beispiel eben in OneDrive, gesichert sind. Eine Funktion, welche sowohl persönlich für Fotos, Videos & Co., als auch für Excel-Tabellen, Word-Dokumente und andere geschäftliche Dateien enorm von Vorteil ist. Ein Backup wird damit dennoch nicht substituiert.
Damit immer alle Daten allerorts synchron sind, kann man ganz einfach einen sogenannten OneDrive-Ordner auf dem Computer anlegen. Sämtliche Dateien, die in den Ordner bewegt werden, landen dann automatisch in der OneDrive-Cloud. In dem Moment wo Daten an irgendeinem Speicherort hinzugefügt, verändert oder gelöscht werden, erfolgt eine automatische Synchronisierung auf jeglichen anderen Speicherorten. Alleinige Anforderung hierfür: Eine Internetverbindung.
Für einen idealen Austausch mit anderen, lassen sich Dateien oder Fotos aus OneDrive einfach teilen – ob ein Geburtstagsfoto des Enkels, das man der Oma senden will, oder ein Geschäftsbericht, welchen man dem Chef zur Durchsicht zukommen lassen möchte. Anstatt eine Datei per E-Mail zu verschicken oder diese auf einen USB-Stick zu ziehen und auf diese Weise für eine Kopie der Datei zu sorgen, wird demjenigen, dem man das entsprechende File verfügbar machen möchte, schlichtweg ein Direktlink zu der Datei in OneDrive geschickt – das geht super schnell und sorgt gleichzeitig dafür, dass keinerlei vermeidbare Kopien von Dateien angefertigt werden.
Rat: Wenn Sie Windows 10 verwenden, ist OneDrive bereits auf Ihrem Computer installiert. Unter einer anderen Windows-Version müssen Sie zuerst die OneDrive-App installieren, um loszulegen. Link zum Download: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/onedrive/download
Was kann die Business-Variante von OneDrive?
Zusätzlich zur OneDrive Standard-Lösung bietet Microsoft ebenfalls das Produkt namens „OneDrive for Business“ an. Hierbei dreht es sich um einen Cloud-Speicherdienst von Microsoft, der speziell für den Einsatz in Firmen konzipiert ist und somit optimal auf die Zusammenarbeit in Teams angepasst wurde. Die Cloud-Option beruht im Kern auf der Technologie von Microsoft SharePoint und kann deshalb weit mehr als ein „normaler“ Cloud-Speicherdienst: Man kann per OneDrive for Business in Echtzeit mit mehreren Personen an ein- und demgleichen Dokument gemeinsam arbeiten – Co-Authoring nennt man die leistungsfähige Arbeitsweise, welche echtes Teamwork der Zukunft realisierbar macht.
OneDrive funktioniert Hand in Hand mit anderen Microsoft Applikationen – speziell mit Office 365 bzw. Microsoft 365 zusammen. Beispielsweise kann eine PowerPoint-Präsentation, welche Nutzer A in OneDrive abgelegt hat, von Person B via Browser angesehen wie auch überarbeitet werden, ohne dass Nutzer B PowerPoint eingerichtet haben muss auf dem Rechner. Und Person C kann vom anderen Ende der Erde dabei zuschauen und die Veränderungen beurteilen. Diese Lösungen vereinfachen die Zusammenarbeit in Teams enorm, besonders in solchen, bei denen ein Teil des Teams Microsoft-Nutzer und der andere Teil Mac-User sind. Dank der vollautomatischen Daten-Synchronisation von OneDrive können zudem alle Mitarbeiter bei der kollaborativen Arbeit immerzu die aktuelle Version abrufen, ohne erst manuell neue Versionsstände erlangen zu müssen.
Zusätzlicher Vorteil von OneDrive for Business: Anwendern steht eine Versionierung zur Verfügung. Benutzer können also alte, vorher abgespeicherte Versionen der Office-Dokumente, welche in OneDrive liegen, wiederherstellen. Standardmäßig werden die vergangenen 500 Versionen eines Dokuments im Hintergrund ganz von allein gesichert und können auf Wunsch nochmals genutzt werden.
Wie sicher ist Microsoft OneDrive?
Vorrangig einmal muss man anerkennen, dass für eine Lösung wie OneDrive, in der empfindliche, vertrauliche Daten gespeichert sind – ob nun aus privatem oder geschäftlichem Bereich – das Thema Datenschutz eine wesentliche Rolle spielt. Ebenso muss transparent sein, wer (jedenfalls theoretisch) Einblick in die in OneDrive abgelegten Daten erhalten kann.
Wie ist der Status Quo? Also, OneDrive ist im Besitz über eine Standard-SSL-Verschlüsselung bei der Übertragung von Dokumenten – einmal abgelegt auf dem Server, kommt eine 256bit-AES Verschlüsselung zum Gebrauch, um die Daten zu schützen. Wer seine Daten in OneDrive zusätzlich verschlüsseln möchte, dem können Werkzeuge wie Boxcryptor oder Microsoft BitLocker behilflich sein als Ergänzung für einen sicheren Einsatz von OneDrive im Firmen. OneDrive for Business bietet ebenso eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, welche dafür sorgt, dass nur autorisierte Nutzer Zugriff auf die Dateien erhalten können – eine fortschrittliche und generell als sicher eingestufte Option, welche dafür sorgt, dass man Unbefugten den Zugang zur OneDrive-Cloud verwehren kann. Ebenso eine simple, aber wichtige Aktion zur Absicherung vor Hackern: Sichere Passwörter nutzen und diese regelmäßig ändern.
An welchem Ort sind die Daten gelagert? Das ist eine zentrale Frage, weil wenn die Daten, welche in OneDrive liegen, auf amerikanischen Servern gehostet werden, dann ist dies aus Datenschutz-Sicht sehr kritisch zu begutachten, besonders bezüglich der strengen Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Ein Einsatz wäre somit für europäische Firmen nicht möglich, ohne jene geltenden Datenschutzverordnungen zu missbrauchen. Microsoft weiß selbstverständlich um den Stand der Dinge. Deshalb werden die Daten aller Firmen, welche OneDrive for Business nutzen, und ihren Firmensitz in Europa haben, auf Servern in Rechenzentren in der EU gespeichert.
Wer genaue Informationen sucht, wo Microsoft welche Daten sichert, wird auf jener Seite fündig. An dieser Stelle sind sämtliche Standorte der von Microsoft verwendeten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst nachvollziehbar aufgeführt. Die Daten der User des Dienstes OneDrive for Business, die eine Rechnungsadresse in Deutschland haben, werden demnach ausschließlich in Deutschland gehostet.
Cloud-Speicherdienste im Allgemeinen werden meistens wegen angeblicher Datenschutzbedenken angeprangert. Mangelnde Intransparenz oder eine nicht saubere Ausführung des Themas IT-Sicherheit kann man Microsoft bei ihrem Service OneDrive for Business allerdings nicht vorwerfen – selbst wenn das Unternehmen den Sitz in den USA hat. Nichtsdestotrotz sei an dieser Stelle gesagt, dass Microsoft sich durch Befürwortung der OneDrive-Nutzungsbedingungen das Recht einholt, die Daten der Kunden maschinell zu durchforsten. Diese Handlung dient dazu, Dateien zu finden, welche „unangemessene“ Inhalte zeigen. Sieht der Microsoft-Crawler Daten, die gegen seine Richtlinien verstoßen, droht eine Kontosperrung. Legt man in der privaten OneDrive-Cloud als frisch gebackene Eltern also zum Beispiel das allererste Foto des neugeborenen Babys ab, auf denen das Kind logischerweise unbekleidet ist, könnte das unter Umständen zu einer Blockierung des Kontos führen – über einen vollautomatischen Datenscan via PhotoDNA-Technik könnte das entsprechende Foto entdeckt und als inadäquat eingestuft werden. Die Auseinandersetzung darüber, inwieweit jene verdachtsunabhängigen Scans nützlich und laut Gesetz überhaupt zulässig sind, wird bereits seit geraumer Zeit geführt – bis jetzt mit verschiedenartigen Ergebnissen. Aber Fakt ist: Wer OneDrive nutzt, der stimmt dem Einsatz dieser Technik und dem automatischen Scan seiner Daten zu – das muss man wissen, wenn man das Programm nutzt oder plant, es einzusetzen.
Wenn Sie Motivation haben, OneDrive in Ihrem Betrieb zu nutzen, kontaktieren Sie uns gerne. Wir können Sie im Umgang mit OneDrive schulen, unterstützen bei der Konfiguration des Zugriffsmanagements und sorgen dafür, dass Sie OneDrive for Business zuverlässig einsetzen. Ebenso unterstützen wir bei Bedarf beim Datenumzug und dem Anlegen einer Ablagestruktur – um was es gleichfalls geht: Wir sind Ihr Ansprechpartner rund um Microsoft OneDrive!