Aufgaben, Chats & mehr: Was Microsoft Teams alles kann
Die Corona-Pandemie und das hiermit verbundene Home-Office-Angebot war für Microsoft Teams der größte Erfolgsfaktor jeher. Obgleich im November 2019 etwa 20 Millionen jeden Tag die Kollaborationssoftware MS Teams nutzten, wuchsen die Werte ab März 2020, also ab Anfang der im Grunde weltweit geltenden Pflicht oder Empfehlung zum Home-Office, kontinuierlich rapide an. Rund ein Jahr danach, im April 2021 verbucht die Software sage und schreibe 145 Millionen Anwender tagtäglich – ein in der Tat explosionsartiger Zuwachs.
Aber warum hat die Plattform eigentlich durch die Einführung des Home-Office so sehr Gewinn gemacht? Über welche Möglichkeiten verfügt Teams? Und ist die Teamlösung überhaupt sicher?
Microsoft Teams ist eine Software, die kleine und große Personengruppen oder auch Bereiche dabei hilft, effizient und transparent im Kollektiv zusammenzuarbeiten.
Das Programm ist demnach eine Kommunikations-, Arbeiten-, Besprechungs- sowie Termin-Plattform in einem. Sämtliche in MS Teams geteilten Daten stehen stets sämtlichen Gruppenmitgliedern (gemäß deren Berechtigungen) zur Verfügung und lassen sich zentral bearbeiten sowie im Sinn der Transparenz von allen kommentieren. Mit Teams wird es möglich, miteinander im Kollektiv an Dateien zu arbeiten, Video- und Telefonkonferenzen abzuhalten und zu kommunizieren – egal ob 1:1 oder in Personengruppen. Damit erklärt sich zudem, warum MS Teams im Verlauf der Corona-Pandemie und der dadurch bedingten Arbeit aus dem Home-Office heraus so einen extremen Andrang an frischen Anwendern hatte: Die Software bietet absolut alles, was man braucht, um als Team digital an einem Strang ziehen zu können. Die 2017 herausgebrachte Software eignet sich im Zuge dessen im Übrigen für alle Unternehmensgrößen – angefangen beim Kleinunternehmen über den Mittelstand bis hin zum Großkonzern, was ein weiterer Erfolgsfaktor dieses Kollaborationstools ist.
Microsoft Teams ist Baustein der Abos von Microsoft 365. Erhältlich ist MS Teams für Windows, macOS sowie Linux genauso wie iOS sowie Android – es läuft nämlich sowohl auf Computern als auch via mobiler App auf Smartphones sowie Tablets.
Wie Microsoft Teams aufgebaut ist
Die Bezeichnung der Software lässt es schon annehmen – Teams stehen bei der gleichnamigen Microsoft-Software ganz klar im Vordergrund. Diese Teams können Abteilungen oder Projektteams sein, welche lang, mittel- wie auch nur kurzfristig existieren. Neben Teilnehmern aus dem individuellen Unternehmen können auch außerbetriebliche Individuen Teil eines solchen Teams sein, beispielsweise Dienstleister, Partner oder Kunden. Des Weiteren können Gruppen, derart heißen die Einheiten in Microsoft Teams, offen wie auch geschlossen sein – offenen Gruppen können alle beitreten, zu geschlossenen Gruppen erhalten Sie nur Zutritt, wenn ein Benutzer der Gruppe Sie auffordert.
Neben Gruppen gibt es in Teams noch Kanäle – das sind jene Plätze, an denen Gruppen kommunizieren, Dokumente wie auch Notizen ablegen, Termine einrichten und einiges mehr. Innert der Kanäle findet also im Wesentlichen die eigentliche Arbeit statt. Jeder Nutzer, welcher den Kanal abonniert hat, wird unaufgefordert über Neuigkeiten innerhalb dieses Kanals up-to-date gehalten. Erwähnt (sog. taggen) ein Nutzer eine bestimmte Person mit vorangestelltem @-Symbol, wird diese obendrein zusätzlich informiert.
Um nahtlos mit den anderen Produkten der Microsoft-Familie agieren zu können, lassen sich in Teams Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Access problemlos einfügen. Eine nahtlose Anbindung ist aber nicht nur an Programme aus der Microsoft-365-Welt möglich – auch externe Dienste wie YouTube, Wikipedia oder Twitter können Sie in Teams einbinden, um bloß manche der gegenwärtig über 50 Apps sowie Konnektoren zu erwähnen.
Man kann also via Teams alle möglichen Dokumente im gleichen Augenblick gemeinsam bearbeiten und muss keine Dokumente mehr hin- und hersenden, weil sie zentral an einer Arbeitsstelle für jeden zugänglich abgelegt sind. Als Ablageorte für Dateien sind normalerweise SharePoint oder OneDrive, der Cloud-Speicher von Microsoft, möglich. Es lassen sich aber auch problemlos andere Cloud-Plattformen wie Google Drive oder etwa Dropbox nutzen als zentrale Speicherorte für die Dokumente, die während der Teams-Anwendung hochgeladen sowie bearbeitet werden.
Obendrein zu den Kanälen existieren Chats, in denen sich zwei oder auch mehrere Benutzer austauschen können. Da sich Chats zudem mit Anhängen befüllen lassen, Sie Bilder senden wie auch sogar Dringlichkeitsstufen wählen können, macht die Chat-Besonderheit von Microsoft Teams interne E-Mails in Unternehmen komplett unnötig.
Der in Teams integrierte Kalender macht es möglich, Termine, Besprechungen sowie Events im Auge zu behalten und zu organisieren. Für bestmöglichen Service sind Outlook-sowie Teams-Agendas immer selbstständig synchron und ein Einladen zu Teams-Meetings ist einfach aus Outlook heraus möglich.
Mit ebenjener Kollaborationssoftware Teams lassen sich im Übrigen Video-Konferenzen planen und umsetzen. Dabei ist selbstredend auch ein Teilen des Bildschirms realisierbar, ebenso wie Sie das vielleicht von Skype oder Zoom kennen. Ebenso sind die Funktionen Chat, Handzeichen und eine Aufzeichnung des Calls möglich. Teams hat ein innovatives Highlight: Es ist eine automatische Umschrift der Besprechung möglich.
… und damit Sie stets über alles, was in Teams geschieht, informiert sind, gibt es den Newsfeed. Diese Ansicht erinnert an Social Media Plattformen und zeigt im Feed alle möglichen Informationen zeitlich sortiert an, welche von Bedeutung sind für jene Projekte, an welchen Sie mitarbeiten.
Kleiner Tipp: Wenn Sie Teams bereits verwenden, geben Sie mal „/wasistneu“ in die Suchleiste ein – so sehen Sie die neuesten Änderungen an der Computersoftware und können sich über brandneue Möglichkeiten im Rahmen von Teams up-to-date halten.
Wie sicher ist Microsoft Teams?
Wenn in einer Computersoftware die komplette firmeninterne Kommunikation plus Dateien unterschiedlichster Art, zudem mit sensiblen Informationen, geteilt und weiterverarbeitet werden, ist logischerweise der Sicherheitsaspekt grundlegend zu beleuchten. Natürlich ist Microsoft sich dieser Zuständigkeit klar und sichert deshalb alle in Teams eingelagerten Dateien mit der eigenen, proprietären Festplattenverschlüsselungsmethode BitLocker. Außerdem kommt ein Distributed Key Manager zum Gebrauch, welcher dafür sorgt, dass bloß berechtigte Personen Zugriff auf den Code haben, der nötig ist, um diese verschlüsselten Dokumente zu decodieren.
Um eine verlässliche Übermittlung der Informationen zwischen dem Rechner des Nutzers und dem Rechenzentrum zu garantieren, findet eine TLS- sowie SRTP-Verschlüsselung statt.
Um den strikten europäischen Bedingungen nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu berücksichtigen, löscht Microsoft sämtliche personenbezogene Daten, welche ein Nutzer oder Verwalter in Teams beseitigt hat, innerhalb von 30 Tagen – und natürlich an allen Speicherorten. Hierüber hinaus bekommen Unternehmen die Option, ihre in Teams verwendeten Daten auf Wunsch ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland zu speichern.
Teams ist mit gängigen regulatorischen Sicherheitsstandards wie ISO 27001, 27018 oder auch HIPAA Business einstimmig. Um diese Standards zu erfüllen, verfügt die Computersoftware zum Beispiel über die team- sowie organisationsweit im Active Directory konfigurierbare Zwei-Faktor-Authentifizierung plus Single Sign-On. So ist auch ein sicherer Gebrauch von Teams auf den privaten mobilen Endgeräten der Anwender durchführbar.
Wer auf Nummer super-sicher gehen will, kann ebenso eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Teams installieren. Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass niemand – nicht mal Behörden oder Microsoft selbst – Zugriff auf die in Teams gespeicherten Unternehmensdaten bekommt.
Wenn Sie Interesse haben, diese Verschlüsselung für Ihre Teams-Nutzung im Betrieb zu realisieren, sprechen Sie uns gerne an. Ebenso unterstützen wir Sie gerne, wenn Sie Ihre Daten aus Teams etwa in ein deutsches Rechenzentrum migrieren wollen. Wir sind Ihr Ansprechpartner bei Microsoft Teams!
Sie erreichen unsere Spezialisten telefonisch unter: +49 221 7880 59-200 oder per Mail unter beratung@coretress.de