Die erste Wahl, wenn es um Textverarbeitung geht: Was Microsoft Word so beliebt macht

Wenn es um die Verarbeitung von Textinhalten auf einem Computer geht, kommt man um ein Programm nicht herum: Die Sprache ist von Microsoft Word. Mit einem Marktanteil von ganzen 85 % zählt Word zum meistgenutzten Textverarbeitungstool in deutschen Firmen, wie eine Begutachtung aus 2020 zeigt. Wie kommt dieser ungewöhnlich hohe Anteil zustande? Nun, um dies kurzzufassen:

Microsoft Word ist eben toll. Die Computersoftware war, als diese Anfang der 90er rauskam, revolutionär und wurde seitdem beständig weiterentwickelt und an die Belange der Benutzer angepasst. Ungeachtet verschiedener Computersoftware-Alternativen am Markt kann bis dato keinerlei Mitbewerber-Produkt Word den Rang abnehmen. Aber was ist das Erfolgsgeheimnis von Microsoft Word? Was macht dieses Programm derart begehrt?

Die Software Word von Microsoft ist ein Textprogramm plus Teil des Microsoft-Office-Pakets. Word ist sowohl für Windows und auch für macOS erhältlich. Darüber hinaus gibt es auch mobile Apps für Android, iOS sowie Windows Phone.

Fast immer, sobald es sich um einen Text handelt, der auf dem PC in irgendeiner Art gespeichert oder bearbeitet werden soll, ist Word eine richtige Entscheidung. Die Einsatzmöglichkeiten sind also riesig und reichen vom privaten bis in den geschäftlichen Sektor: Von der Produktion von Büchern über Prospekte, Einladungen, Postsachen und Imagebroschüren ist mit Word alles möglich.

Um sämtlichen Veröffentlichungen einen einzigartigen Touch verleihen zu können, können Sie Texte in Word facettenreich arrangieren: Soll das Verfasste linksbündig, rechtsbündig, zentriert oder im Blocksatz positioniert werden? Wie groß sollen die Wörter sein und welche Schriftart soll eingesetzt werden? Wie groß sollen die Abstände zum Rand sein? Word-Dateien lassen sich strukturiert gliedern, man kann hierzu passend Inhaltsverzeichnisse entwerfen sowie Grafiken einarbeiten – all diese, und noch etliche Einstellungen mehr, lassen Schriftstücke in den unterschiedlichsten Versionen erscheinen.

So entstand das Textverarbeitungsprogramm Word von Microsoft

Der Ausdruck WYSIWYG hat mit Word weltweite Berühmtheit erlangt. Bestimmt meint nun der eine oder andere: Wysi-was?! – WYSIWYG ist das Akronym, welches in der Informationstechnologie für den Grundgedanken „What You See Is What You Get“ steht. Mit alternativen Worten: Das, was man in Word sieht, bekommt man am Schluss ebenso als Resultat raus, sobald man es ausdruckt oder als sogenanntes nicht veränderbares PDF-Schreiben abspeichert. Klingt selbstverständlich, ist es allerdings nicht. Eine solche Form der Echtzeitdarstellung war früher, als Microsoft Word am Markt aufkam, noch ganz und gar revolutionär. Aus heutiger Sichtweise mag es verrückt klingen, doch: 1989, als die erste Windows-Version bekannt wurde, stießen viele Computer durch die WYSIWYG-Technologie an deren Leistungsgrenzen. Dementsprechend war die Auswahl an Schriften etc. in Word außerdem noch wesentlich eingeschränkter, als wir es heute gewohnt sind.

Unterschiedliche Formatierungen ausprobieren? Ging damals nur durch Drucken sowie Nebeneinanderlegen der verschiedenen Druckergebnisse. Das Endergebnis bereits gleich auf dem Bildschirm während des Entstehungsprozesses erblicken zu können, war also am Anfang der 90er Jahre gänzlich fortschrittlich sowie eine Errungenschaft im Bereich Usability – also in Sachen Anwenderfreundlichkeit und Gebrauchstauglichkeit einer Computersoftware.

Übrigens: Aufgrund der erstaunlichen Erfolgsstory dieses Stücks Computersoftware hat Microsoft den Quellcode zu Microsoft Word for Windows 1.1a gestiftet. Der Quellcode befindet sich in den Händen des Computer History Museums, wo dieser seit 2014 für wissenschaftliche Ziele zum Download bereitsteht.

Was kann Word eigentlich?

Seit vielen Jahren zählt Microsoft Word zum Norm-Repertoire in nahezu jeder Einrichtung sowie auf nahezu jedem persönlichen Rechner – sofern logischerweise kein Mac im Gebrauch ist (aber auch für macOS existiert übrigens mittlerweile eine vollumfängliche Word-Ausführung). Mit Word lassen sich Texte formatieren sowie mit kreativen Designs ausstaffieren, so viel wissen wir bereits – aber was steckt zusätzlich in der Computersoftware, dass diese so erfolgreich ist?

Eines der besten Tools in Word ist die präzise Rechtschreib- und Grammatikprüfung. Falls man sich vertippt, wird dies als inkorrekt erkannte Wort rot unterstrichen. Mit Rechtsklick kann in Sekundenschnelle das richtige Wort ausgewählt werden – leichter geht’s absolut nicht! Word beachtet dabei aber nicht bloß die Rechtschreibung, sondern auch Grammatik, Groß- und Kleinschreibung sowie Zeichensetzung. Enorm nützlich und für eine große Anzahl Benutzer eines der wichtigsten Tools im Zusammenspiel mit geschriebenem Text.

Auch eine absolute Arbeitserleichterung bei der Arbeit an Schreiben, insbesondere im Team: Die „Änderungen nachverfolgen“-Funktion. Einmal über Überprüfen > Änderungen nachverfolgen aktiviert, werden alle Änderungen, die an dem Text vorgenommen werden, unaufgefordert in Word durchschaubar protokolliert. Gepaart mit einer Kommentar-Eigenschaft (Überprüfen > Neuer Kommentar) hat man damit das bestmögliche Handwerkszeug, um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Darüber hinaus sind diese beiden Werkzeuge ideal verwendbar, um die textlichen Arbeiten weiterer Personen zu korrigieren oder auch ihnen Rückmeldung darzubieten. Mit den neuen, so bezeichneten „Modernen Kommentaren“ hat Microsoft diese reichlich genutzten Word-Features außerdem noch leistungsfähiger an die Bedürfnisse der Nutzer angepasst: Kommentare sind von nun an noch überschaubarer nach Absender unterteilt und lassen sich in Threads zusammentun. Arbeitet man an einem solchen in der Cloud eingelagerten Text, können in diesen neuartigen Kommentaren per @mention Nutzer geradewegs in einer Anmerkung genannt werden und man kann Teilnehmern aus dem Word-Dokument heraus Arbeiten zuweisen – sehr schlau!

Effizient arbeiten mit Microsoft Word: Sechs Tipps & Tricks

Da dermaßen zahlreiche Personen jeden Tag mit Word tätig sind, ist es an der Zeit für ein paar Tricks, welche uns im Office-Tagesgeschäft mit dem Textverarbeitungsprogramm viel Zeit sparen können. An dieser Stelle kommen deshalb sechs absolut spitzenmäßige Word-Tipps, die jeder Nutzer kennen muss:

1. Vorlagen nutzen: Microsoft stellt unzählige Vorlagen für Word kostenlos zur Auswahl: Aus über 40 Kategorien kann man zwischen Lebensläufen, Kalendern, Plakaten, Flyern, Imagebroschüren, Einladungen, Business Plänen sowie etlichen weiteren Design-Layouts wählen, welche einem viel Arbeit ersparen.
2. Zeit sparen durch Tastenkürzel: STRG + C wie auch STRG + V für Copy und Paste kennt mit Sicherheit jeder. Aber was ist mit STRG + S im Zusammenhang mit speichern? Oder wissen Sie, dass Sie durch Markern eines Absatzes und STRG + L den Inhalt links zentriert setzen, dagegen der Text durch STRG + R rechtsbündig wird? Ihren Textabstand von 1,5 schaffen funktioniert ebenfalls recht flink und mühelos über STRG + 5. Und wer die vorhergehende Handlung rückgängig machen möchte, presst einfach STRG + Z. Alles in allem: Shortcuts ersparen, sinnvoll angewendet, sehr viel Zeit. Eine Übersicht aller zur Verfügung stehenden Tastenkombinationen in Word ist hier vorzufinden.
3. Formatvorlagen individualisieren: Insbesondere im Unternehmensumfeld, wo ein gewisses Corporate Design berücksichtigt werden sollte, bieten sich Formatvorlagen an, um Dokumenten einen einheitlichen Touch zu verleihen. Einmalig in der Formatvorlage definiert, ist zum Beispiel die Hauptüberschrift ganz automatisch in Verdana 24 Pt. mit dem Abstand von 20 Pt. nach unten, während der Fließtext 12 Pt. hat sowie im Blocksatz steht. Formvorlagen sind bei einer Erstellung von akademischen Werken eine absolute Bedingung, damit beispielsweise das Inhaltsverzeichnis korrekt erstellt wird, doch ebenso im Businessumfeld eine deutliche Empfehlung, mit dem Ziel, ein durchgängiges Erscheinungsbild zu gewährleisten sowie sauber gegliederte Unterlagen zu erhalten.
4. Blindtext einfügen: Wer viel mit Word entwickelt, jener wird auch oft verschiedene Formatierungen erproben, um mit dem Layout zu spielen. Denn das Auge liest natürlich mit. Um diverse Formate zu erproben, ist es förderlich, Textabsätze mit Blindtext, also leerem Text mit beliebigem Kerngehalt, einzufügen. In Word kann man das sehr mühelos und schnell machen, indem man Jenes am Anfang einer neuen Textzeile eintippt und Enter drückt: =rand(2,3) – Die vorderste Zahl steht dabei für die Menge der Textabsätze; ein Ergebnis zwischen 2 und 5 sollte demnach für die der Mehrheit der Fälle geeignet sein. Der zweite Wert gibt die Menge der Textsätze an, die im Absatz inkludiert sein sollen; für kurze Textabsätze eignen sich demnach Werte zwischen 2 bis 4, für etwas längere Textabsätze bestimmt man hier 5 oder mehr.
5. Cursor-Position merken: Eine Funktion, welche vor allem bei der Arbeit an mehrseitigen Unterlagen beachtlich hilft, ist das Merken der letzten Cursor-Lage. Word speichert ganz automatisiert die letzten vier Cursor-Standorte mit – ohne, dass man was dazu tun braucht. Man sollte nur wissen, wie man diese aufrufen kann: Hierfür Shift und F5 pressen. So lassen sich die letzten vier Bearbeitungsstellen im Schreiben in Sekundenschnelle wiederfinden.
6. Speichern, speichern & nochmal speichern: Wer oft Word verwendet, wird den Anwendungsfall vielleicht auch bereits mal erfahren haben: Etliche Seiten Text sind bereits geschrieben, doch gerade an diesem Punkt hängt sich der Rechner auf oder der Akku vom Laptop ist leer. Dokument gesichert? Leider nicht. Deswegen allgemein der Tipp: In regelmäßigen Abständen zwischenspeichern! Doch da viele über einen Tag verteilt etliche Word-Dokumente öffnen, final noch ein Hinweis, wie man sämtliche aufgemachte Word-Dokumente zum Arbeitsende hin zusammen speichern kann: Shift-Taste pressen, auf „Datei“ klicken und „Alles speichern“ auswählen. Alle schließen klappt übrigens genauso schlau: Shift gepresst halten > Datei > Alles Schließen. Na dann: Bezaubernden Feierabend!

Selbstverständlich ist zum Abschluss noch anzumerken, dass Word logischerweise nicht das einzige Textverarbeitungsprogramm ist, welches es auf dem Markt gibt: Andere Möglichkeiten sind zum Beispiel Pages von Apple sowie Textmaker aus der Softmaker-Office-Suite – die einzige Software dieser Art aus Deutschland. Weitere Word-Alternativen sind das kostenfreie Computerprogramm OpenOffice Writer von Apache sowie der quelloffene LibreOffice Writer sowie LaTeX, welches jedoch im Unterschied zu Word nicht über ein WYSIWYG-Prinzip verfügt und deshalb deutlich komplexer in der Handhabung ist.

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