Workplace-as-a-Service:
Arbeitsplätze clever mieten, statt teuer kaufen!
Im gegenwärtigen Geschäftsalltag sollten die Arbeitnehmer eines Unternehmens anpassungsfähig und zeitgleich ertragreich und arbeitsfreudig sein. Sehr wohl stoßen konventionelle Arbeitsplatzbereitstellungen in Anbetracht auf die rasch steigenden Geschäftsanforderungen schnell an ihre Grenzen, weswegen sich zunehmend „Workplace-as-a-Service“- Konzepte etablieren. Welche Vorteile sie mit sich bringen und ob sie eine interessante Option sind, erfährst du in dem nachfolgenden Blogartikel.
Moderne Arbeitsplätze mit immergrüner Hardware sowie Software sind heutzutage ein essenzieller Aspekt für die Arbeitgeberattraktivität, die Arbeitgebermarke sowie den Unternehmenserfolg.
Wie viele Forschungen wie auch Umfragen der vergangenen Monate und Jahre beweisen — wie beispielsweise die gegenwärtige deutschlandweite Umfrage vom Meinungsforschungsinstitut Yougov im Auftrag des Sport- und Wellness-Anbieters Urban Sports Club, der Digital-Index, der Initiative D21 oder die Multiclient-Studie „My Modern Workplace“ von techconsult — ist das Anbieten moderner Arbeitsplätze nicht weiter wahlweise. Die Arbeitnehmer von heute geben großen Wert auf Arbeitsplätze mit fortschrittlicher Ausstattung, welche ihnen jederzeit einen flexiblen und ortsunabhängigen Zugang auf die notwendigen Unternehmensressourcen möglich machen. Hierbei sollte die Geräteausstattung insbesondere mobile Endgeräte wie beispielsweise Smartphones, Tablets sowie professionelle Geschäftsanwendungen umfassen.
Da umfangreiche Antragswege und auch lange Wartezeiten die Produktivität der Angestellten zurückhalten und im gravierendsten Fall das Wachstum einer Schatten-IT mit allen ihren schädlichen Folgen fördern,
setzen Unternehmen mehr und mehr auf innovative Ansätze wie Workplace-as-a-Service, kurz WaaS.
Wofür steht Workplace-as-a-Service?
Bei Workplace-as-a-Service handelt es sich um eine Weiterentwicklung des Prinzips Software-as-a-Service.
Im Gegensatz zu Software-as-a-Service stellt Workplace-as-a-Service nicht nur Software von der Cloud zur Verfügung, sondern eine gänzlich ausgerüstete Arbeitsplatzlandschaft mit Hardware, Software, sämtliche Dienstleistungen rund um die Arbeitsplatzbereitstellung.
Hierdurch erübrigen sich für die Unternehmen die hohen Anschaffungskosten sowie Investitionsrisiken. Stattdessen erhalten sie ein Nutzungsrecht für die notwendigen Arbeitsplatzressourcen. Die Abrechnung passiert dabei auf der Basis eines Mietmodells, welches von der Zeitspanne, der Menge der ausgeliehenen IT-Arbeitsplätze und dem Leistungsumfang abhängig ist.
Ferner können alle Services rund um die Arbeitsplatzbereitstellung, wie die
• Bestellung, Lieferung, Installation und Inbetriebnahme der Hardware
• Installation und Bereitstellung der Software inklusive der cloudbasierten Anwendungen in Form von Software-as-a-Service
• Bereitstellung der benötigten Peripheriegeräte
• geregelte Aktualisierung der Software
• regelmäßige Modernisierung der Hardwareausstattung
• Sicherung der Geschäftsdaten
• Verwaltung, Wartung und Störungsbehebung der Arbeitsplätze
• Anwendersupport für die Nutzer der Arbeitsplätze
• Verwertung von Altgeräten
• Versicherung der Endgeräte gegen Diebstahl oder Verlust
• Überwachung der Funktion der Arbeitsplätze
• Remote Management der Arbeitsplätze
• Sicherung der IT-Systeme gegen interne oder externe Bedrohungen
vom Workplace-as-a-Service-Anbieter durchgeführt werden, sodass die Betriebe ihre IT-Sektion nachhaltig entlasten und im selben Zuge bedeutende Kapazitäten für wertschöpfendere Aufgaben freisetzen können.
Die wichtigsten Vorteile auf einem Blick!
Die von der Unternehmensberatung IDC vorgenommene Forschung „Future Business World 2025 – wie die Digitalisierung unsere Arbeitswelt verändert“ kommt zu dem Ergebnis, dass bis 2025 die meisten IT-Arbeitsplätze aus der Cloud bereitgestellt werden.
Fortschrittliche Unternehmen haben den Mehrwert von Workplace-as-a-Service bereits identifiziert.
Dabei ist das Modell grundsätzlich für alle Firmen im gleichen Sinne geeignet, da es im Gegensatz zu traditionellen Arbeitsplatzbereitstellungsmodellen einige relevante Vorteile bietet.
Hierzu zählen insbesondere:
• ein kleines Investitionsrisiko
• keine Kapitalbindung an schnell veraltende Technik
• transparente Kosten wegen monatlicher, nutzungsabhängiger Leihgebühr
• stets moderne Arbeitsplätze auf dem momentanen Stand der Technik
• sämtliche Dienstleistungen rund um die Arbeitsplatzbereitstellung aus einer Hand
• flexibel anpassbare und leicht skalierbare Services
• aufwendige Ausschreibungen für die Hardware – und Softwarebeschaffung werden unnötig
• Entlastung der IT-Abteilung und hohe Expertise durch externe IT-Dienstleister
• glückliche Mitarbeiter durch leichte Bedienbarkeit, zügigen Support und
• hohe IT-Sicherheit, da Daten immer extern sichergestellt sind
• Schnelle Bereitstellung, Installation und Hardwareaustausch im Schadensfall
• mehr Kapazität für die Kernkompetenzen und wesentliche Wertschöpfung
Was sind die Anforderungen an einen professionellen Workplace-as-a-Service?
In der Zwischenzeit gibt es viele Anbieter auf dem Workplace-as-a-Service-Markt. Da die Arbeitsplatzumgebung ein wichtiger Punkt für den Unternehmensgewinn ist, sollten Betriebe den Workplace-as-a-Service-Dienstleister nach strikten Kriterien aussuchen – im Endeffekt sollte die Arbeitsplatzgestaltung auf sichere, ökonomische sowie professionelle Weise erfolgen.
- Sicherheit und Integrität der Daten
Zumal geschäftskritische Daten sowie Anwendungen in der Cloud verarbeitet werden, muss der Workplace-as-a-Service-Anbieter nicht nur für den Schutz und die Integrität der Geschäftsdaten im Rechenzentrum sorgen, sondern ebenso die Logins zur Workplace-as-a-Service-Lösung und physischen Endgeräte genügend gegen unbefugte Nutzung schützen. Hierfür ist ein ganzheitliches Schutzkonzept notwendig, das sowohl rechtliche Vorgaben einhält, als auch die Sicherheitsrichtlinien des Betriebs einhält.
- Breites Spektrum an Anwendungen
Ein gutes Workplace as a Service-Angebot soll im besten Fall ein groß gefächertes Gerätemanagement umfassen, auf variablen Betriebssystemen nutzbar sein und eine erhebliche Auswahl an Tools für die Kooperation und den Informationsaustausch bieten. Ein Workplace-as-a-Service-Anbieter sollte im Grunde in der Position sein, alle aktuellen wie zukünftigen Anwendungen und alle nötigen Endgeräte bereitzustellen und zu verwalten. Dazu zählt auch, dass bei einem Tausch der Endgeräte bzw. der Arbeitsumgebung eine reibungslose Weiternutzung der Anwendung sichergestellt wird.
- Modularität und Flexibilität
Betriebe sollten prinzipiell auf einen Workplace-as-a-Service-Anbieter bauen, der eine erweiterbare Workplace-as-a-Service-Möglichkeit liefert. In der Regel baut die Workplace-as-a-Service-Lösung auf einem festen Untergrund aus Software sowie Hardware auf, welche sich durch flexibel hinzu buchbare Dienstleistungen wie Backups oder etwa Lizenzverwaltung ergänzen lässt. So können Unternehmen die Arbeitsplatzbereitstellung bedarfsgerecht nutzen. Außerdem sollten Workplace-as-a-Service-Dienstleister flexibel auf wechselnde Bedürfnisse eingehen können.
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