OneNote: Die Notiz-Lösung von Microsoft unter der Lupe

Evernote, Apple oder Google Notizen: Praktische Notizerfassungsprogramme gibt es mittlerweile viele. Doch gibt’s da ebenfalls etwas von der Firma Microsoft? Aber sicher: Die App Microsoft OneNote. Kostenlos und problemlos in der Handhabung liefert OneNote alles, was es braucht, um Unterlagen und Dateien bequem und flink zu deponieren, zu editieren wie auch zu speichern.

Die Applikation OneNote von Microsoft ist eine Möglichkeit zur Aufbewahrung und Organisation von Anmerkungen. Mit dieser benutzerfreundlichen Software lassen sich relevante Dokumente und Dateien an einem Platz gebündelt sammeln und zeitgleich klar verwalten. OneNote ist quasi ein elektronisches Notizbuch. Es lässt sich in Bereiche sowie Seiten untergliedern – also vom Konzept her recht analog wie ein Notizbuch aus Papier. In der Tat gestattet die elektronische Ausführung des Notizbuchs auch ein Sortieren, Navigieren sowie Recherchieren und vereinfacht die Arbeit damit gewaltig. In OneNote lassen sich spontan auf die Schnelle Ideen oder To-dos eintragen, aber auch ausführliche Skizzen erstellen. Außerdem lassen sich Beiträge aus OneNote ebenfalls mit anderen teilen und man kann zusammen daran tätig sein – ein Feature, das vor allem beim Einsatz in Unternehmen extrem hilfreich ist.

Damit man den Überblick behält, lassen sich Notizen in Microsofts Notizerfassungsprogramm durch Tags kennzeichnen. Und für die nötige Interaktivität kann man logischerweise auch Dateien wie PDFs oder auch Audionotizen, Onlinevideos sowie sonstige Medien einbinden – ganz automatisch mit der passenden URL ausstatten, wenn man Inhalte aus dem Web integriert.

OneNote ist übrigens kostenfrei verwendbar, wobei Office-365-Abonnenten von zusätzlichen Eigenschaften wie einer Outlook-Integration, der Versionsverwaltung und der Unterstützung von Microsoft SharePoint einen Nutzen haben. Der elektronische Notizblock ist aber keinesfalls nur für Windows verfügbar, sondern auch als App für iOS und Android sowie ebenso für macOS – angesichts dessen hat man immer alle Notizen allseits griffbereit und sogar synchron, falls OneNote mit dem Microsoft-Cloudspeicher OneDrive verbunden ist. Bei aktivierter Cloud-Synchronisation zu OneDrive spielt es keine Rolle, ob man eine Notiz von einem Windows-PC, dem Smartphone oder einem Mac einsieht oder bearbeitet – es ist immer alles auf dem gleichen Stand.

Achtung: Ab Windows 11 wird OneNote bei Windows-Neuinstallationen nicht mehr wie gewohnt vorinstalliert werden – es kann allerdings kostenfrei im Store heruntergeladen werden.

OneNote: Die Microsoft-Notizlösung für Unternehmen

Während sich im privaten Gebiet mit OneNote perfekt Kochrezepte, Einkaufslisten oder To-do Listen für die Familie erstellen sowie organisieren lassen, kann OneNote auch im Unternehmen äußerst praktisch sein. Insbesondere dann, wenn unterschiedliche Angestellte auf Informationen zugreifen müssen – also quasi immer –, bietet die Notiz-Applikation OneNote eine perfekte sowie kostenlose Möglichkeit. In OneNote lassen sich Aufgaben, Inspirationen, Protokolle sowie etliches mehr übersichtlich geordnet ablegen. So ist beispielsweise das firmenweite Erstellen einer Wissensdatenbank oder eines allgemeinen Wikis in OneNote möglich. Aber auch beim Gebrauch in Projekt-Teams kann OneNote begeistern. Für eine automatische Synchronisierung und eine gemeinsame Bearbeitung in der Gruppe ist lediglich eine Netzwerkfreigabe oder eine Sicherung in Microsofts Cloud-Dienst OneDrive nötig.

Grundsätzlich gibt es in OneNote stets diese Struktur:

Notizbuch > Abschnitt > Seite > Unterseite

Heißt: Der „Notizblock“ OneNote, der alles beinhaltet, ist in diverse Abschnitte mit Unterabschnitten gegliedert, die wiederum jeweils verschiedene Seiten enthalten können. Das kann man sich ganz ähnlich wie ein Buch aus Papier vergegenwärtigen, in dem es verschiedene Kapitel, Unterkapitel und einzelne Seiten gibt.

Microsoft-Nutzer profitieren beim Einsatz von OneNote damit, dass OneNote sich übergangslos in alle weiteren Produkte der Office-Palette integriert. Auf diese Weise lassen sich Informationen aus Word zum Beispiel in Sekundenschnelle zu OneNote übertragen.

Was ist sonst noch essenziell zu wissen zu OneNote?
• Einzelne Abschnitte lassen sich bei Bedarf mit einem Passwort versehen und auf diese Weise durch einen unbefugten Zutritt von Dritten schützen.
• Man kann Notizen untereinander vereinen.
• Es gibt eine eingebundene Text- und Spracherkennung. Dadurch können ebenfalls Inhalte, welche sich in eingefügten Bildern oder Sprachdateien „verstecken“, über eine Suche gefunden werden.
• OneNote eignet sich optimal für Stift-Eingaben, welche auf dem Tablet als handschriftliche Notizen erstellt werden.
• Notiz-Seiten in OneNote sind unendlich groß. Doch Achtung: Extrem große Notizen lassen sich nur noch schwer drucken, wenn notwendig.

Maximale Effizienz bei der Arbeit mit der Notiz App OneNote – diese fünf Tipps machen es möglich

1. Screenshots effizient in OneNote ablegen: Ganz gleich, ob OneNote geöffnet ist oder nicht: Presst man die Windows-Taste verbunden mit Shift + S, dann kann man einen Screenshot machen, für welchen man direkt den passenden Speicherort in OneNote festsetzen kann (Notizbuch, Abschnittsgruppe, Abschnitt oder Seite) – einfach nur noch auf „An den ausgewählten Speicherort senden“ und im gleichen Moment ist der Screenshot im Notizbuch an genau der Stelle, wo man ihn braucht.
2. Audioaufzeichnungen erstellen: Über die OneNote App lassen sich ebenfalls Audioaufzeichnungen anfertigen – besonders praktisch beispielsweise dann, wenn Meetings stattfinden, an welchen nicht alle teilnehmen können. Außerdem eine super Funktion, wenn einem während der Autofahrt Gedanken in den Kopf kommen, welche man nicht vergessen will, welche man aber in diesem Moment nicht auf Papier bringen kann.
3. Audioaufzeichnungen durchsuchbar machen: Das Beste an Audioaufnahmen in OneNote: Sie lassen sich für die Suche anzeigen. Um die Suche nach gesprochenen Details in Audiodateien zu aktivieren, muss diese Funktion einmal aktiviert werden: Dazu im Menü auf „Datei“ klicken und darauffolgend „Optionen“ auswählen. Als nächstes „Audio und Video“ wählen und dort den Punkt „Such nach Wörtern in Audio- und Videoaufzeichnungen aktivieren“ anhaken. Mit „OK“ bejahen, fertig.
4. Schneller arbeiten durch praktische Tastenkombinationen: In OneNote sind viele von zeitsparenden Shortcuts versteckt, welche das Arbeiten mit den Notizen noch schneller sowie müheloser machen. So lässt sich zum Beispiel mit Strg+1 ein neues Aufgabenlistenelement erstellen oder löschen. Mittels Windows+Alt+N kann man in Sekundenschnelle ein kleineres Notizfenster öffnen, ohne gleich die gesamte OneNote App zu öffnen – perfekt, um sich, während man an was arbeitet, gleichzeitig schnell Notizen zu machen. Microsoft hat auf dieser Internetseite alle Shortcuts für OneNote aufgeführt zum Nachschauen
5. Eine Notiz auf die Schnelle erstellen: Mit Windows+N kann man blitzschnell eine neue Notiz anlegen. Hierfür muss OneNote nicht mal geöffnet sein. Solche „Notizen auf die Schnelle“ sind im Prinzip wie Post-its. Sie werden im Standard-Notizbuch unter dem Abschnitt „nicht abgelegte Notizen“ gesichert und lassen sich von da an den korrekten Ort schieben, wenn notwendig. Optional kann man den Standard-Speicherort ebenso in den One-Note-Optionen unter dem Teil „Speichern und Sichern“ individuell einrichten.

Zum Ende sei noch gesagt, dass der Einsatz von OneNote juristisch unbedenklich und DSGVO-konform ist. Für Interessenten mit Firmensitz in Deutschland gilt: Alle Daten werden auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union – genauer gesagt in Deutschland selbst – gesichert. Dies kann man auf dieser Seite nachlesen, auf der alle Standorte der von Microsoft genutzten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst transparent aufgeführt sind. Die Daten der Benutzer des Services OneNote, die eine Rechnungsadresse in Deutschland besitzen, werden daher ausschließlich in Deutschland gehostet.

Wenn möglich, ist es sinnvoll, die Daten aus OneNote statt in der Microsoft-Cloud lieber im LAN abzuspeichern und über eine Netzwerkfreigabe allen innerhalb des Unternehmens Zugang zu gewähren (Achtung: An Backups denken!). Bei Speicherung der Daten in OneDrive Cloud ist darauf zu achten, dass keine empfindlichen Daten wie Passwörter oder Bankdaten in OneNote abgelegt werden. Für schützenswerte Informationen im Allgemeinen empfehlen wir, die in OneNote integrierte Passwort-Funktion zu nutzen.

Hast du Interesse, OneNote in deinem Unternehmen zu nutzen? Du erreichst unsere Spezialisten telefonisch unter: +49 221 7880 59-200 oder per Mail unter beratung@coretress.de