Für welche Unternehmen ist Microsoft Bookings sinnvoll?
Bookings ist eine Termin- und Kalender-Lösung mit nahtloser Einbindung in Microsoft Teams und Outlook. Bei Bookings dreht es sich um eine Lösung, die es Unternehmen gestattet, ihre Dienstleistungen, Termine und Kalender online darzustellen und zu verwalten. Bzw. anders gesagt: Über Microsoft Bookings lassen sich einfach Termine buchen oder vorbestellen. Für wen der Service spannend ist, was Bookings im Detail kann und ob das Tool DGSVO-konform ist, alles das erfahren Sie im folgenden Artikel.
Microsoft Bookings ist eine cloudbasierte Reservierungssoftware, die es kleineren sowie mittelständischen Unternehmen ebenso wie Konzernen, Gesundheitseinrichtungen oder auch Behörden gestattet, Online-Buchungen für Serviceleistungen sowie Termine anzubieten, entgegenzunehmen wie auch zu verwalten. Die Computersoftware ist sowohl in Office 365 Business Premium- als auch in Enterprise-Paketen inkludiert und implementiert sich nahtlos in Microsoft Outlook und Teams, sodass Firmen ihre bereits in Gebrauch befindlichen Lösungen auch bei Nutzung von Bookings einfach weiternutzen können.
Einer der Gründe, die Microsoft Bookings derart gefragt macht, ist die Gegebenheit, dass es Firmen ermöglicht, deren Klienten einen Self-Service zu bieten. Soll heißen: Kunden können mit Microsoft Bookings ganz einfach und schnell online einen freien Terminslot buchen, anstatt sich an einen Mitwirkenden zu wenden, welcher ihren Termin von Hand eingeben muss. Dies erspart Zeit wie auch Kosten – und zwar auf jeder Seite!
Als User lassen sich in Bookings ziemlich selbsterklärend Kalender erstellen und Teammitglieder oder neue Termintypen hinzufügen, zu welchen sich anschließend einzelne Termine erzeugen lassen. Die Verfügbarkeit darstellen, Buchungsbestätigungen verschicken, Erinnerungen via E-Mail schicken und vieles mehr gehört dabei zu den Standard-Funktionen. Finden die jeweiligen Termine online via Microsoft Teams statt, können die Teilnehmer ganz mühelos wie gewöhnlich per Telefon oder Desktop dazukommen.
Fallstudie gefällig? Dies ist die beispielhafte Buchungsseite einer Uni, bei der man Informations- und Beratungs-Termine im Netz buchen kann:
https://outlook.office365.com/owa/calendar/ContosoUniversity1@microsoft.onmicrosoft.com/bookings/
Welche Features bietet Microsoft Bookings
Microsoft Bookings ist eine Web-Lösung zur Buchung- und Terminplanung für Unternehmen, die für Office 365 vorhanden ist. Die Features von Bookings sind besonders nützlich für Firmen, die regelmäßig Terminierungen mit Kunden haben, z. B. in der Gastronomie, im Gesundheitswesen, im Sektor der Dienstleistungen oder im Einzelhandel.
Microsoft Bookings liefert die folgenden Features:
• Online-Buchungsseite, auf der Kunden die gewünschten Leistungen buchen können
• Kalender, mit der Firmen einen zeitlichen Plan verwalten können
• Kundenmanagement-Funktion, mit der Firmen die Kundendaten verwalten können
• Terminplanungsfunktion, um alle Termine online zu planen, wie auch zu buchen
• Kundenprofilfunktion, welche alle Informationen zu den Kunden sichert und abrufbar gestaltet
• Zahlungsfunktionen, um Kunden bei der Zahlung gebuchter Termine zu unterstützen
Die Softwarelösung Bookings wurde entworfen, um die Organisation von Terminen für Unternehmen zu vereinfachen. Um die Stolpersteine kleinzuhalten, ist das System daher webbasiert und kann von einem jeden Computer oder Mobilgerät aus abgerufen werden. Über die Tatsache hinaus ist Bookings übergangslos in bestehende Microsoft 365- oder Office 365-Kalender eingebunden.
Wie ist das mit dem Datenschutz?!
Der Datenschutz ist für Microsoft jederzeit von höchster Relevanz – so auch bei ebenjener Terminlösung Bookings. In Microsoft Bookings werden verschiedene personenbezogene Daten, wie z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift und eventuell sogar Kreditkarten- oder Gesundheitsdaten verwendet. Für die Ersteller dieser Formulare, also die Firmen, welche Bookings einsetzen, gilt dabei gemäß DSGVO, dass sie den Grundsatz der Datensparsamkeit einhalten müssen. Das heißt, dass nur die tatsächlich benötigten Daten verlangt werden dürfen – beim Frisör sind Gesundheitsfragen oder Zahlungsinformationen bei Barzahlung im Salon daher nicht erlaubt. Was erhoben werden darf, sind ausschließlich die wirklich nötigen Kontaktdaten, um etwa einen Kunden kontaktieren zu können oder ihm den soeben gebuchten Termin zu bestätigen. Das Alter zum Beispiel dürfte daher kein Pflichtfeld sein, wenn es darum geht, einen Friseurtermin zu vereinbaren.
Technisch heißt das: Nachdem ein Bookings-Formular abgesendet wird, werden die dort vorhandenen Daten an Microsoft übertragen. Microsoft sagt zu, keine personenbezogenen Angaben an Dritte weiterzugeben, es sei denn, es ist per Gesetz gefordert oder es wird eine ausdrückliche Bestätigung des Kunden eingeholt. Wo die Daten gehostet sind, ist vonseiten Microsofts nichts 100%ig transparent dargelegt, weshalb eine Datenweitergabe außerhalb der EU nicht unmöglich sein kann, was datenschutztechnische Risiken birgt.
Um einen DSGVO-konformen Einsatz von Bookings zu garantieren, sollten Firmen, welche das Terminbuchungstool Bookings einsetzen wollen, alles Erforderliche in ihren Datenschutzhinweisen zur Nutzung von Bookings durchsichtig erläutern und dem Benutzer darüber hinaus sonstige Kontaktmöglichkeiten aufzeigen und bereitstellen. Bei Unübersichtlichkeit ist es ratsam, vor dem Einsatz einen Datenschutzbeauftragten zurate zu ziehen.