Tipps und Tricks für den Einsatz von Microsoft Planner
Microsoft Planner ist ein cloudbasiertes Projektmanagement-Tool, welches Firmen dabei hilft, Tätigkeiten wie auch Projekte besser zu planen wie auch zu beobachten. Es ist mühelos zu bedienen und ermöglicht es, die Arbeit besser zu verwalten. Für wen die Cloud-Software-Methode interessant ist, was der Microsoft Planner genau kann und ob sie DSGVO-konform ist, liest Du in dem aktuellen Text.
Teamarbeit simpel gemacht: Genau das ist die Absicht von Microsoft Planner. Das Programm gibt den Anwendern eine Möglichkeit an die Hand, mit der sie die Zusammenarbeit und alle entstehenden Aufgaben bequem organisieren und überblicken können. Mit Planner kann ein Team mühelos neue To-dos erstellen, Aufgabenstellungen organisieren und zuweisen, Dokumente freigeben, aktuelle Tätigkeiten im Chat besprechen sowie sich über Fortschritte auf dem aktuellen Stand halten. Kurzum: Mit dem Planner von Microsoft kann man Tätigkeiten entwerfen, zuweisen sowie verfolgen. Ebenfalls lassen sich Kommentare und Anhänge ergänzen, um die Arbeit noch optimierter zu organisieren.
Den Microsoft Planner zu verwenden ist eine großartige Möglichkeit, um die Leistungsfähigkeit im Betrieb zu verbessern. Es ist ein einfaches und intuitives Tool, das jedem Kollektiv helfen kann, Aufgaben zu planen, zu organisieren wie auch zu beobachten. Mit dem Microsoft Planner lassen sich Leistungen in übersichtliche Auflistungen segmentieren wie auch Fälligkeitsdaten festlegen, die User immer klar im Blick haben und noch dazu, an deren Einhaltung sie über individualisierbare Benachrichtigungen erinnert werden.
Microsoft Planner ist für alle Business-Abonnenten von Microsoft 365 kostenlos erhältlich. Das Tool ist erhältlich für Windows und auch Mac, als Web-Anwendung für den Browser sowie auch für mobile Endgeräte (Android & iOS).
Die Funktionen von Microsoft Planner im Überblick:
• Visuelle Struktur von Arbeit, Aufgaben & Terminen
• Verwaltung sämtlicher Aufgaben zentral an einem Ort
• Organisation von Gruppenarbeit
• Zuweisung von Aufgaben
• Erstellen von Kanban-Boards mit detaillierten Aufgabenkarten
• Kommunikation sowie Austausch mit anderen Benutzern
• Hinzufügen und Freigeben von Dateien
• Generierung und Abarbeitung von Checklisten
• Statusverfolgung über visuelle Diagramme
• Geschützte Datenspeicherung auf der Microsoft Cloud
• Gebührenfrei erhältlich für Business-Abonnenten von Microsoft 365
Für wen ist Microsoft Planner geeignet?
Ist Microsoft Planner an und für sich das gleiche wie Microsoft To-do? Ganz eindeutig: Auf keinen Fall. Microsoft To-do ist genauso eine Software-Lösung von Microsoft, in der Tat ist jene mehr als einfache To-do-Liste für einzelne Personen geeignet. To-do ist in seiner Komplexität sowie in seinen Features deutlich minder weitschweifig und außerdem nicht für Teamarbeit brauchbar. Der Microsoft Planner hingegen ist ideal geeignet für Projekte von kleinen bis mittelgroßen Gruppen. Für hochkomplexe Projekte oder besonders große Projektteams bietet es sich möglicherweise mehr an, die Lösung Microsoft Project Online einzusetzen, da der Planner hier irgendwann an seine Limitierungen gelangt.
Microsoft Planner begünstigt übrigens agile Arbeitsweisen wie Kanban oder Scrum. Es bietet beispielsweise ein Kanban-Board, auf dem sich Arbeiten ganz mühelos per Drag-and-drop hin- und herschieben lassen. Seine volle Kompetenz entfaltet die Lösung, wenn es im Team eingesetzt wird. Speziell für kleine und mittelständische Unternehmen kann Planner eine Chance sein, die Leistungsfähigkeit zu steigern wie auch den Austausch im Team signifikant zu optimieren.
Vergleichen lässt sich das Aufgabentool aus dem Hause Microsoft am meisten mit Software-Lösungen wie Trello, Asana oder Jira. Im Gegensatz zu diesen hat der Planner allerdings den großen Benefit, dass dieser nahtlos integrierbar ist in das Microsoft-Ökosystem – es gibt also bestehende Schnittpunkte zu Outlook, SharePoint und Microsoft Teams. Für Unternehmen, welche also schon eines oder mehrere jener Tools einsetzen, ist der Planner eine intelligente Erweiterung der Softwarelandschaft. Auch weil der Gebrauch als Besitzer eines Business, Enterprise oder Education Office 365-Abonnements kostenlos ist, sodass keinerlei zusätzliche Lizenzkosten aufkommen für den Einsatz von Microsoft Planner als Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool.
… und wie ist das mit dem Datenschutz bei Einsatz von Planner?!
Wer darüber nachdenkt, den Microsoft Planner als Aufgabenplaner zu benutzen, ist wahrscheinlich ohnehin bereits Microsoft 365 Kunde und hat sich mit den dadurch eintreffenden Datenschutzschematiken beschäftigt. Für alle 365-User, welche sich dem Thema DSGVO noch nicht gewidmet haben, sei an dieser Stelle deutlich angemerkt, dass sie dies dringend machen sollten, da ein Einsatz von Microsoft 365 ohne bestimmte Handlungen nicht zwangsläufig rechtlich in Ordnung ist gemäß europäischem Recht.
Wir raten allen Microsoft 365-Usern unbedingt eine Risikobewertung vorzunehmen sowie zudem in Anbetracht auf den Datenschutz eine strenge Anpassung des Services zu leisten. Soll bedeuten: Deaktiviere in jedem Fall alle Services, welche du nicht unbedingt brauchst. Und, was weitaus schwieriger, aber wesentlich notwendiger ist: Deaktiviere sämtliche Services, die nicht auf EU-Servern gehostet werden.
Wer bereits seine Hausaufgaben beendet hat, der kann beim Einsatz von Planner beruhigt durchatmen: Die Daten von Microsoft Planner werden in Irland und/oder den Niederlanden gelagert, also in der EU. Ein minimales Restrisiko hierfür, dass möglicherweise personenbezogene Daten unrechtmäßig an amerikanische Strafverfolgungsbehörden übermittelt werden, verbleibt allerdings. Jener Fakt ist allerdings bei Gebrauch der Alternativlösungen zu Planner, also Trello, Asana und Co., ganz vergleichbar.
Bei Fragen komm gerne auf uns zu. Dein Coretress-Team.