Exchange: Welche Vorteile bietet der Microsoft-Server?

Microsoft Exchange ist eine Kommunikations- wie auch Kollaboration-Plattform, welche E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben unterhalb einer einheitlichen Oberfläche zusammenfasst. Exchange bietet zusätzliche Funktionen wie die Möglichkeit, Nachrichten an andere Exchange-Benutzer zu schicken, Termine zu generieren und zu teilen, Kontakte zu organisieren sowie Aufgaben zu erstellen und zu verfolgen.

Microsoft Exchange ist eine zentrale Komponente von Office 365, dem cloudbasierten Service, der Nutzern die Option gibt, auf deren E-Mails, Kalender, Kontakte sowie Aufgaben von jedem internetfähigen Endgerät aus zuzugreifen. Die Microsoft Exchange Cloud ist ein gefragter E-Mail-Dienst, welcher vielen Unternehmen eine verlässliche wie auch sichere E-Mail-Lösung liefert. Mit der neuen Microsoft Exchange Cloud können Firmen ihre E-Mail-Accounts in der Cloud hosten sowie so von allerorts auf ihre E-Mails zurückgreifen.

Microsoft Exchange ist jedoch weit mehr als ein E-Mail-System: Exchange enthält auch Unified Messaging, E-Mail-Archivierung, intelligente Anti-Spam- wie auch Anti-Viren-Filter und eine Anti-Viren-API für Antivirensoftware von Drittanbietern, Mail-Verschlüsselung mit S/MIME, eine umfangreiche Suchfunktion und vieles mehr.

Ein anderes wichtiges Highlight von Microsoft Exchange ist die Ressourcenverwaltung. Existierende Geräte wie Beamer oder Laptops, aber auch Firmenwagen, lassen sich Besprechungsräumen oder auch Teams zuweisen. Mit der Ressourcenverwaltung lässt sich gewährleisten, dass Meetings problemlos stattfinden, da immer auch wirklich die korrekten Räumlichkeiten und Geräte zur Verfügung stehen.

Der Gebrauch von Microsoft Exchange hat etliche Vorzüge, so ist die Lösung beispielsweise anpassbar, mit unterschiedlichen Modellen betreibbar, mit jedem Betriebssystem verwendbar und bringt eine tiefe Einbindung in die Microsoft-365-Office-Anwendungswelt.

Cloud oder nicht Cloud: So lässt sich Exchange hosten

Es gibt zwei Arten, um die Groupware-Lösung Exchange zu betreiben: Auf dem hauseigenen Server oder via Cloud. Selbst hybride Mischformen der Server-Inbetriebnahme und des Online-Services sind mit Exchange möglich. Entschließt man sich für die Cloud-Variante, kann man wahlweise die Microsoft Cloud wählen oder Exchange auf Webservern von Drittanbietern hosten.

• On-Premise – Hosting auf dem eigenen Server: Um Exchange in die private, bestehende IT-Infrastruktur integrieren zu können, sind die Serverlizenz und eine sogenannte Clientzugriffslizenz (Client Access Licenses, CAL) nötig. Nur wenn man beides hat, ist man berechtigt, Microsoft Exchange auf der privaten Hardware in seinem Rechenzentrum zu nutzen.

• Exchange Online – Hosting in der öffentlichen Microsoft Cloud: Im Kontext des Onlinedienstes Microsoft 365 kann der Exchange Server in der Microsoft-Cloud gehostet werden. Um diese Version gebrauchen zu können, benötigt es die sogenannte User Subscription License (USL). Hiermit ist man befugt, Microsoft Exchange Server als SaaS zu nutzen – zeitgleich ist jedoch auch ein simultaner Betrieb im privaten Rechenzentrum gestattet, womit sich flexibel hybride Hosting-Szenarien umsetzen lassen.

• Exchange-Server-Hosting – Hosting über eine DSGVO-konforme Public Cloud-Landschaft innerhalb Europas: Statt die Microsoft Cloud zu gebrauchen, kann man Exchange ebenso über einen Drittanbieter hosten. Webhosting-Provider oder auch IT-Dienstleister, welche bei Microsoft entsprechende Lizenzen erworben haben, bieten ein Exchange-Hosting oftmals in Fasson bedarfsgerechter Tarifpakete an, welche sich passgenau an die Bedürfnisse des Fachunternehmens anpassen lassen.

Was für ein Nutzungsmodell ist denn jetzt am besten für mich? Dies hängt vor allem von der Größe des Unternehmens ab. Für kleinere bis mittelständische Firmen bieten sich cloudbasierte Lösungen an, da diese in der Regel weder über die Mittel noch über das nötige Personal verfügen, welches für die Inbetriebnahme sowie Unterhaltung des Microsoft Exchange Servers notwendig sind. Wer maximale Kontrolle über Backups, Datenschutz und Co. haben will, für diesen kommt hingegen nur der Betrieb im privaten Rechenzentrum in Frage – einzig bei dieser Betriebsvariante obliegt einem die Datenhoheit, was für die Unternehmen ein relevanter Aspekt ist.

Datenschutz & Exchange: Passt das zusammen?

Microsoft Exchange bietet Nutzern eine ganze Menge von Sicherheitsfunktionen, welche ihnen dabei behilflich sind, die Befolgung von gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen und Daten vor unbefugtem Zugriff zu bewahren. Grundsätzlich lässt sich sagen: Exchange ermöglicht es Unternehmen, die Kontrolle über deren E-Mail-Interaktion, deren Kontakte und Termine zu haben. Es kann garantiert werden, dass nur autorisierte Leute Zugriff auf Daten bekommen.

Doch reicht das aus? Der Datenschutz ist heutzutage ein großes Thema, besonders für Firmen aus Europa. Mit der Implementierung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind die Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten erheblich angestiegen. Auch Microsoft Exchange unterliegt selbstverständlich der DSGVO. Wer an dieser Stelle auf Nummer sicher setzen möchte, nimmt die On-Premise-Variante – bei dieser sind die Daten im eigenen Haus und man hat die maximale Datenhoheit. Fehlen einem dafür Mittel, dann bietet es sich an, Exchange über einen Anbieter in der Cloud zu betreiben. Doch Achtung: Das Rechenzentrum, in welchem die Daten gespeichert sind, sollte sich in Europa (für deutsche Unternehmen im besten Fall in Deutschland) befinden und nach ISO27001-zertifiziert sein!

Rund um das Thema DSGVO stellt Microsoft einen umfassenden Leitfaden bereit: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/admin/security-and-compliance/gdpr-compliance?view=o365-worldwide

Möchtest Du Microsoft Exchange einsetzen oder Deine bestehende Infrastruktur verbessern? Um was es auch geht: Frag uns gerne an!