ecoDMS, ecoWorkflow, ecoMailz – Dokumenten- und E-Mail-Archivierung – Digitale Workflows

Gemeinsam mit ecoDMS erreichen unsere Spezialisten von coretress aus Köln vor allem eins: Eine revisions- und rechtssichere sowie kostengünstige Archivierung von geschäftlichen Unterlagen, Dokumenten und E-Mails – für jede Betriebsgröße und jeden Anspruch.

Sie als mittelständisches Unternehmen erhalten eine vollumfängliche digitale Lösung für die plattformunabhängige, langfristige, revisionssichere und rechtskonforme Archivierung von Dokumenten und E-Mails.

Wir haben bei der Auswahl ebenso darauf geachtet, dass die gesetzlichen Vorgaben nach GoBD erfüllt werden. Für Sie erstellen wir Ihre individuelle Verfahrensanweisung, um die Nutzung des DMS zu dokumentieren.

Sie erhalten eine feste Preisstruktur, Support, Softwarepflege und Update- und Upgrade Services. Hierdurch erhalten sie als Unternehmen eine optimale Planungssicherheit, da die Userlizenzen der Archiv-Komplettlösung monatlich flexibel erweitert oder verringert werden können.

Unternehmen erhalten mit ecoDMS One die Vollversionen dieser Softwarelösungen:

• ecoDMS Archiv: ein modernes und kostengünstiges Dokumentenmanagementsystem mit dem sich plattform,-standort-und deviceunabhängig, langfristig und revisionssicher Geschäftsunterlagen und Dokumente verwalten, archivieren und wiederfinden lassen.Feste Bestandteile des Archivsystems sind unter anderem:Intelligentes OCR mit Volltextsuche, Plugins für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook und Thunderbird, ein virtueller PDF-A-Drucker, Exportmöglichkeiten, eine Versionsverwaltung, eine Dokumentenhistorie, individuelle Einstellungs- und Zugriffsoptionen
• ecoDMS Workflow: bilden Sie ganze Prozessketten in BPM standardisierten Workflows ab. Automatisieren oder Teilautomatisieren Sie bisherige analoge Aufgaben, Laufzettel, dokumentenabhängige Prozesse, etc.
  Als zertifizierter ecoWorkflow Spezialist digitalisieren wir Ihre Prozesse, verbinden abteilungs-/ rollenübergreifende Aufgaben. Damit sparen Sie wertvolle Zeit, erfüllen vorgegebene Prozesse und vermeiden Fehler.
  
  Gerne übernehmen wir fertige Workflows oder analysieren in gemeinsamen Workshops Ihre Prozesse um sie gezielt zu digitalisieren und zu optimieren.  
• ecoMAILZ:eine gesetzeskonforme und langfristige Lösung für die E-Mail Archivierung.Mit ecoMAILZ können aktuelle und bestehende E-Mails inklusive deren Anhänge automatisch, gesetzeskonform und direkt vom Mailserver archiviert werden. Das Container-Speichersystem von ecoMAILZ bietet bestmögliche Sicherheit bei der Aufbewahrung, Sicherung und Wiederherstellung aller archivierten E-Mails. Ein Plugin zur optionalen Verschmelzung von ecoMAILZ und dem ecoDMS Archiv ist ebenfalls Bestandteil der Software.
• sowie die Freischaltung der ecoDMS-API Schnittstelle:eine professionelle API-Schnittstelle für die Anbindung beliebiger Unternehmenssoftware von Fremdanbietern.

Um die Software ausgiebig testen und bei Bedarf an die eigenen Systeme probeweise anzuschließen zu können, können wir Ihnen neben den Vollversionen auch separate, kostenlose NFR-Lizenzen für eine kurze Zeit bereitstellen. Die NFR-Lizenzen bieten vollen Funktionsumfang, ganz ohne Einschränkung.

Leistungsumfang auf einen Blick:

• Revisionskonforme Dokumentenarchivierung
• Rechtskonforme E-Mail Archivierung
• Voller und unlimitierter API-Zugriff über die Schnittstelle auf das ecoDMS Archiv. Auf diese Weise kann beliebige Drittsoftware an ecoDMS angeschlossen werden.
• Lokale Datenspeicherung in gesicherten Container-Systemen, die mittels einer Postgres SQL-Datenbank organisiert wird. Eine Manipulation kann dementsprechend ausgeschlossen werden.
• ecoDMS One bildet die Grundlage für die optionale Implementierung von kundenspezifischen Entwicklungen/Anpassungen, Schnittstellen zu Drittsystemen und/oder individuellen Workflows.
• ecoDMS One als Kauflizenz richtet sich ausschließlich an Unternehmen mit einer Mindestabnahme von jeweils 10 Softwarelizenzen.
• Wir bieten alternativ unsere attraktive monatliche Softwaremiete inkl. Service an, die jederzeit erweiterbar oder reduzierbar ist. Darin enthalten sind alle Updates, auch Major Releases
  auf die nächsten Versionen
• Die festen Preisstrukturen bieten optimale Planungssicherheit
• Bedarfsgerechtes Service-und Supportkontingent
• Kostenlose NFR Testlizenzen für interne Testzwecke
• Persönlicher Ansprechpartner

Manuelles Dokumentenmanagement ist längst passé.

Mit ecoDMS One gehört die manuelle Archivierung und Verwaltung von Dokumenten der Vergangenheit an. Die moderne Archiv-Komplettlösung ermöglicht Ihnen die revisionssichere, rechtskonforme und kostengünstige Dokumenten-und E-Mail Archivierung.

Unsere Spezialisten von coretress aus Köln beraten und begleiten Sie durch alle Prozesse der ecoDMS One Implementierung. So können Sie sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren.