Die Nummer Eins für Präsentationen: PowerPoint

Wenn es um Präsentationen geht, ist PowerPoint die vorrangige Computersoftware, die einem in den Sinn fährt: Egal, ob es um Vorträge vor zahlreichen Zuhörern geht, eine kleine Vorstellung von Teilergebnissen in einem Vorhaben, ein Veranschaulichen von Messzahlen im Geschäftsführermeeting oder aber eine Präsentation von akademischen Befunden. Aber was verbirgt sich alles in diesem Programm, welches etwa 30 Millionen Mal am Tag (https://www.empowersuite.com/de/wissen/powerpoint-studie) weltweit für PowerPoint-Präsentationen eingesetzt wird? Wir richten den Blick hinter die Kulissen der Software, die den Overhead-Projektor (zum Glück) in die hintere Ecke verbannt hat.

Ebendiese Präsentationssoftware PowerPoint von Microsoft zählt außer Word sowie Excel zu den meistgenutzten Lösungen des Microsoft-Office-Pakets. PowerPoint ist nicht bloß für Windows, sondern auch für macOS sowie als mobile Anwendung verfügbar. Doch was kann diese Software? Nun, in PowerPoint erstellt man auf allgemein so bezeichneten Folien – der Overhead-Projektor lässt grüßen – beliebige Beiträge, welche sich anschließend via Beamer oder auch Großbildschirm dem Auditorium zeigen lassen. Hierbei kann man außer Texten auch Fotos und Videos auf den Folien einbinden. Dank diverser Möglichkeiten zur Animation kann man ein perfektes Timing zwischen Gesagtem sowie Gezeigtem erreichen. Im Gegenteil zu den Folien des Overhead-Projektors ist PowerPoint also interaktiver ebenso wie deutlich flexibler. Es wird verwendet, um die Worte des Präsentierenden zu unterstützen oder darüber hinaus Informationen zu visualisieren, beispielsweise in Form von Tabellen, Ablauf-Diagrammen bzw. Fotos. Obendrein selbstverständlich bietet PowerPoint hierbei ebenfalls etliche Auswahlmöglichkeiten, jeder Aufführung einen einzigartigen Touch zu geben.

Microsoft PowerPoint: Wie alles begann …

Im April 1987 wurde die erste Ausführung der Präsentationssoftware, die wir inzwischen als PowerPoint kennen, von den beiden Softwareentwicklern Bob Gaskins und Dennis Austin veröffentlicht. Dennoch dazumal noch unter dem Markennamen „Presenter“ und nicht für und von Microsoft, aber für den Apple Macintosh.

Erst drei Jahre nach der Veröffentlichung, im Mai 1990, erschien ihre erste Windows-Ausführung von PowerPoint unter dem bekannten Markennamen. Was war in der Zwischenzeit passiert?

Noch im selben Jahr, als diese Ursprungssoftware Presenter für den Mac erschienen war, also 1987, übernahm Microsoft die Firma Forethought Inc., die das Computerprogramm erschaffen hatte. Der Kaufpreis: Rund 14 Millionen Dollar. Microsoft erkannte offenbar direkt das große Potenzial der Software, schützte sich daher bereits wenige Monate nach ihrer Veröffentlichung die Ansprüche an der Kommerzialisierung sowie Weiterentwicklung der Präsentationslösung – noch bevor eigentlich abzusehen war, ob diese Applikation ein Gewinn werden würde.

Auch wenn PowerPoint seit Jahren der Marktführer in Sachen Präsentationssoftware ist, verfügt auch Apple seit 2003 über ihr gutes Konkurrenzprodukt: Keynote. Diese Computersoftware besticht insbesondere durch seine Einfachheit und Anschaulichkeit in der Benutzbarkeit. Als kostenlose Option zu PowerPoint ist Impress als Element von OpenOffice und LibreOffice geschätzt, das von der Handhabung zwar ziemlich an Microsofts Präsentationslösung angelehnt ist, doch bei Weitem nicht denselben Funktionsumfang besitzt. Wer Wichtigkeit auf eine deutsche Computersoftware legt, dem sei das Programm Presentations als Element der Softmaker-Office-Suite geraten.

Wie arbeitet man mit Microsoft PowerPoint?

Seit etlichen Jahren zählt Microsoft PowerPoint neben Word sowie Excel zu den meistgenutzten Anwendungen in Unternehmen – genauso wie übrigens auch im privaten Bereich. Wir wissen schon, dass man mit PowerPoint Vorführungen entwerfen kann. Aber was bedeutet das eigentlich? Gibt es womöglich Features, welche man selbst als Anwender, welcher die Software regulär verwendet, eventuell bisher gar nicht beherrscht?

Nun, wusstest du zum Beispiel, dass man in PowerPoint statistische Resultate aus Excel geradewegs einbauen kann in Form von anschaulichen Diagrammen bzw. Tabellen? Oder, dass man Folien ebenso einzeln in Word übernehmen sowie an dieser Stelle damit weiterarbeiten kann? Die einzelnen Nutzungen aus der Office-Familie lassen sich optimal verknüpfen.

Ebenso eine wertvolle Besonderheit: Die Aufzeichnungsmöglichkeit. Auf diese Weise lassen sich Vorträge mitschneiden sowie darüber hinaus im Nachhinein nochmal ansehen oder mögen von Menschen angeschaut werden, die bei der tatsächlichen Präsentation nicht anwesend sein konnten. Plus für alle Experten sei noch ergänzt, dass PowerPoint sich mit Hilfe VBA-Script darüberhinaus vollumfänglich an eigene Erfordernisse anpassen lässt und man Vorgänge automatisieren kann.

Fun Fact: Es gab im Übrigen niemals eine Office-Version 13 – diese wurde aufgrund von Bedenken wegen Triskaidekaphobie, dementsprechend der Angst von Menschen vor der Zahl 13, ohne Zögern einfach übersprungen. Heißt: Nach Version 12 (Microsoft Office 2007) kam Version 14 (Microsoft Office 2010).

Holen Sie mehr raus aus PowerPoint

Eine in PowerPoint angefertigte Präsentation kann noch derart toll designed sein – sobald der Referent den Content nicht gut rüber bringt, ist die Präsentation am Ende dennoch nicht gut. Die Software kann also immer bloß dabei assistieren, den Inhalt verständlicher zu machen oder aber Gesagtes zu veranschaulichen. Neben einer optimalen PowerPoint-Präsentation verlangt es für den tatsachlich erfolgreichen Vortrag also besonders einer angemessenen Rhetorik des Vortragenden – nichts ist einschläfernder als ein Referent, der lediglich Beiträge von Folien abliest, die dabei noch mit Unmengen an Text überfüllt sind…

Ein Geheimrezept für eine ideale PowerPoint-Präsentation gibt es bedauerlicherweise nicht, hierfür sind die Verwendungszwecke dieser Software schlichtweg zu vielfältig. Die aufgeführten Tipps assistieren aber dennoch, bei der bevorstehenden Vorführung beim Publikum zu begeistern – und simultan kostbare Zeit im Zuge der Erstellung der ppt-Datei zu ersparen:

1. Folienmaster nutzen: Über einen Folienmaster lassen sich eigene Vorlagen für PowerPoint erstellen, die im Corporate Design des Unternehmens gestaltet sind. Es handelt sich hierbei um wiederkehrende Details wie das Logo, das sich beispielsweise auf allen Folien oben in der Ecke finden lässt, ebenso wie eine uniforme Bestimmung von Farbtönen plus Schriftarten auf jeder Folie. Einmal erstellt, lassen sich durch Folienmaster PowerPoint-Präsentationen unter Einhaltung des Corporate Designs mit einheitlichem Design im Handumdrehen erstellen.
2. Animationen & Effekte gezielt einsetzen: Statt einfach nur von einer zur nächsten Folie zu springen, kann man bei PowerPoint zwischen unterschiedlichen Arten von Übergängen auswählen. Die Software bietet allerlei unterschiedliche Übergänge an, wie man diese ebenso von Computerprogrammen für Diashows oder auch von Videoschnittprogrammen kennt. Gepaart mit der Möglichkeit, Bewegtbilder für jede Art von Objekten entwerfen zu können, kann die PowerPoint-Präsentation gesamt etwas ruhelos werden. Hier gilt: Weniger ist mehr. Ein bewusst eingesetztes Zoomen im exakt richtigen Moment beispielsweise kann die Teilnehmer gänzlich faszinieren sowie den Fokus der Konzentration ganz gezielt auf etwas lenken– ständig wechselnde Übergänge bei jeder Folie hingegen stören eher und wirken unseriös.
3. Vorlagen verwenden: Microsoft bietet ebenso für PowerPoint zahlreiche Vorlagen mit unterschiedlichen Designs für jeden Anlass an, die man als Nutzer gratis verwenden kann. Die Präsentationsvorlagen erstrecken sich von sachlich-schlicht über modern bis hin zu verspielt und enthalten unterschiedliche Design-Details etwa Beispielzeitachsen oder Infografiken, welche an die eigenen Bedürfnisse angeglichen werden können.
4. Große PowerPoint-Dateien komprimieren: Insbesondere, wenn viele Bilder oder Videos im Game sind, können PowerPoint-Dokumente schon mal äußerst groß werden. Das ist ungeeignet, wenn man die Vorstellung beispielsweise per E-Mail verschicken will. Man kann die Dimension von PowerPoint-Dokumenten ohne Qualitätsverlust komprimieren, wenn man die hierin integrierten Bilder, Videos und Audios komprimiert, 3D-Modelle entfernt (diese sind sehr ressourcenintensiv), die ppt-Datei in ein PDF-Dokument umwandelt oder die Datei am Ende „zippt“. Wie dies detailliert geht, kann man beispielsweise hier nachschauen: https://slidelizard.com/de/blog/reduce-powerpoint-file-size
5. Einen Presenter nutzen: Im Normalfall schaltet man mit Maus oder Tastatur zur folgenden Präsentationsfolie. Wer etwas mehr Bewegungsfreiheit für mehr Gestikulation braucht, demjenigen sei der Einsatz eines Presenters empfohlen. Das ist eine kleine Fernbedienung, mit der man auf die nächste Folie zappen kann, ohne sich in der Nähe des PC's aufzuhalten. Solche Apparate sind schon für wenige Euro zu bekommen, wirken sich aber in der Regel ausgesprochen positiv auf eine Vortragsweise aus.
6. Schriftarten einbetten: Da hat man eine perfekt formatierte Präsentation erarbeitet, öffnet sie an einem anderweitigeren Rechner als gewohnt und stellt fassungslos fest: Alles ist verrutscht, die zuvor ausgewählte Schriftart wurde durch eine Norm-Font verdrängt. Der Auslöser: Es wurde eine benutzerdefinierte Schriftart verwendet, die auf dem Rechner nicht heruntergeladen ist. Um dieses Dilemma zu lösen, ohne auf persönliche Fonts absehen zu müssen, kann man die Schriftarten einbinden. Dazu geht man zu Datei > Optionen > Speichern und hakt hier die Option „Schriftarten in der Datei einbetten“ an, bestimmt dabei noch „Alle Zeichen einbetten“ aus und übernimmt die Änderungen mit einem Mausklick auf „OK“. So sieht die Präsentation auf jedem Rechner genau so aus, wie man will.

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