IT-Knowledge Management: Mehr Erfolg durch kollektives IT-Wissen!

Heute wandelt sich das implizite und explizite IT-Wissen dauernd. Belastend kommt dazu, dass das wertvolle IT-Wissen zunehmend in verschiedenen Formen und an unterschiedlichen Orten gelagert wird, beispielsweise in E-Mails, Datenbanken, Support-Tickets oder aber in den Köpfen der IT-Mitarbeiter*innen. Gerade im Hinblick auf den demografischen Wandel ist es für Betriebe notwendig, eine optimal intakte IT-Wissensmanagementstrategie zu etablieren. Weil nur auf diese Weise können sie sicherstellen, dass kurzfristige sowie nötige Entscheidungsgrundlagen nach wie vor zur rechten Zeit gemacht werden können. Was Wissensmanagement im Detail heißt und welche Aufgaben eine gut funktionierende Wissensmanagementstrategie beinhalten sollte, erfährst du in dem nachfolgenden Beitrag.

Kaum ein anderes Ereignis hat inzwischen so viele wie auch langanhaltende Auswirkungen auf die Unternehmen, wie der demografische Wandel. Zum einen führt dieser zum Mangel qualifizierter Nachwuchskräfte sowie Fachkräfte. Zum anderen steht er für massive Wissensverluste durch die wachsenden Fluktuationsraten und das altersbedingte Ausscheiden etlicher Arbeitnehmer*innen aus dem Arbeitsleben.

Die Resultate einer gegenwärtigen Studie des Wirtschaftsforschungsinstituts Prognos für die Vereinigung der Bayerischen Wirtschaft bestätigen, dass bereits im Jahr 2025 2,9 Millionen Fachkräfte am deutschen Arbeitsmarkt fehlen werden. Im Jahr 2031 wird diese Lücke mit 3,6 Millionen nicht vorhandenen Facharbeitern ihren Gipfel erreichen.

Deshalb ist es für Unternehmen essenziell, das wertvolle Wissen der Wissensträger strukturiert zu erfassen wie auch die folgenden Mitarbeiter*innen damit zu qualifizieren – insbesondere im IT-Bereich.

Ein erprobtes Medium dafür ist agiles IT-Wissensmanagement!

Definition: Was ist IT-Wissensmanagement?

Unter dem Begriff „IT-Wissensmanagement“ oder „Knowledge Management“ werden sämtliche strategischen und operativen Tätigkeiten eines Betriebs verstanden, die den Erwerb, die Benutzung, die Weitergabe und die Speicherung von IT-Wissen optimieren.

Dabei werden zwei Formen von Know-how differenziert: explizites und implizites IT-Wissen.

• Explizites Wissen: Beim expliziten IT-Wissen dreht es sich um dokumentiertes wie auch reproduzierbares IT-Wissen, wie zum Beispiel Arbeitsanweisungen oder Berichte.
• Implizites Wissen: Beim impliziten IT-Wissen währenddessen handelt es sich um Wissen, welches auf der Eingebung, den Erfahrungen sowie dem Können einzelner IT-Fachkräfte beruht. Demnach ist dieses nur in den Köpfen der IT-Wissensträger gelagert und daher schwer reproduzierbar beziehungsweise kopierbar, wie beispielsweise das Wissen einer umfassenden Problembehebung einer Software.

Analog zu diesen zwei Wissensarten werden im Wissensmanagement zwei Strategien unterschieden: die People-to-Document-Strategie sowie die People-to-People-Strategie.

• People-to-Document-Strategie: Hierbei handelt es sich um ein Verfahren, welches eine generelle Bereitstellung von IT-Wissen an speziellen Standorten anstrebt. Hierfür bieten sich insbesondere Standard-Inhalte mit kleinerem Komplexitätsgrad sowie einer langen Laufzeit an.
• People-to-People-Strategie: Im Gegenteil dazu befasst sich die People-to-People-Strategie mit der interpersonellen Zurverfügungstellung und dem gewinnbringenden Einsatz von IT-Wissen im Betrieb. Die Vorgehensweise ist hauptsächlich für umfangreiches Expertenwissen sinnvoll.

Welche Aufgaben umfasst das IT-Wissensmanagement!

Der kluge Umgang mit einem IT-Wissenskapital ist inzwischen ein erfolgskritischer Faktor für jedes im Wettbewerb stehende Unternehmen. Gerade in Zeiten, in welchen sich das IT-Wissen, begründet durch die unaufhaltsame Digitalisierung und globale Vernetzung schneller ändert, sind Werkzeuge wie auch Methoden des IT-Wissensmanagements agiler geworden.
Während das IT-Wissensmanagementsystem der ersten Generation primär aus gemeinschaftlichen Wissensdatenbanken bestand, wie auch die Rolle hatte, diese einzurichten und zu pflegen, hat das IT-Wissensmanagement mittlerweile entscheidend mehr Aufgaben. Dazu gehören:

1. IT-Wissensidentifikation: Die IT-Wissensidentifikation befasst sich mit der Analyse und Beschreibung des IT-Wissensumfeldes eines Unternehmens. Die Absicht ist es, eine Aufzählung aller internen sowie externen Informationen, Ressourcen sowie Fähigkeiten eines Betriebs zu bekommen.
2. IT-Wissensentwicklung: Die IT-Wissensentwicklung beschäftigt sich mit der Entwicklung von neuem IT-Wissen innerhalb von Unternehmen, beispielsweise durch optimierte Lernprozesse, leistungsfähige digitale Tools oder innovative didaktische Ansätze. Die Absicht ist es, das IT-Wissen auf Dauer ins individuelle Unternehmen zu holen und sich einen Markt- oder Wettbewerbsvorteil zu besorgen.
3. IT-Wissenserwerb: Beim IT-Wissenserwerb dreht es sich darum, neues IT-Wissen nicht unternehmensintern zu erarbeiten, sondern außerhalb zu erwerben, zum Beispiel durch die Zusammenarbeit mit einem Managed-Services-Provider. Das Ziel ist es, einen sofortigen Zugriff auf spezialisiertes IT-Expertenwissen zu erhalten, um beispielsweise zukünftige IT-Projekte schneller bewerkstelligen zu können.
4. IT-Wissensverteilung: Bei der IT-Wissensverteilung befasst man sich mit der Thematik, wie IT-Informations-Silos aufgemacht werden können, um das bereits existierende IT-Wissen ideal zu verteilen.
5. IT-Wissensnutzung: Die IT-Wissensnutzung befasst sich mit der Frage, wie das existierende IT-Wissen ideal genutzt werden kann, um IT-bedingte Wertschöpfungsprozesse zu optimieren und im Zuge dessen den Ressourceneinsatz zu verringern.
6. IT-Wissensbewahrung: Die IT-Wissensaufbewahrung ist ein zentrales Aufgabengebiet eines umfangreichen IT-Wissensmanagements. Die Absicht ist es, das IT-Wissen auf lange Sicht, mitunter sogar über mehrere IT-Arbeitnehmer*innen-Jahrgänge hinweg zu sichern, zu aktualisieren sowie vor allem vor Datenverlusten sowie internen wie externen Angriffen zu schützen.
7. IT-Wissensbewertung: Bei der IT-Wissensbewertung dreht es sich darum, die Effektivität und den Zielerreichungsgrad einer Wissensmanagementstrategie zu evaluieren.

IT-Wissensmanagement: Welche Modelle gibt es?

Es gibt heute eine Reihe verschiedener Ausführungen von IT-Wissensmanagementsystemen im Handel, die das Themengebiet IT-Wissensmanagement zu konzeptualisieren versuchen. Zu den Wichtigsten gehören.
• das Wissensmanagement nach Nonaka sowie Takeuchi
• das geschäftsprozessorientierte IT-Wissensmanagement
• das Knowledge Engineering
• das Wissensmarkt-Modell

Wenn Sie wüssten, was Sie alles wissen, könnten Sie …!

Ein IT-Wissensmanagementsystem ist zu vergleichen mit einem natürlichen Gehirn. Der wesentliche Unterschied besteht jedoch darin, dass es sich aus dem impliziten sowie expliziten Know-how vieler Köpfen zusammensetzt und dem Betrieb somit etliche Vorteile und Chancen bringt.

Hierzu zählen beispielsweise:

• volle Transparenz und den Gesamtüberblick über die Fähigkeiten und das IT-Wissen sämtlicher Mitarbeiter*innen
• nachhaltige Dokumentation, welche Erfolge und Misserfolge deutlich erkennbarer macht
• frühzeitige Ausmachung von Chancen und Risiken
• verbesserte teaminterne, doch abteilungsübergreifende Kommunikation dank einer vereinten IT-Wissensgrundlage
• schnellere Lösungsfindung bei IT-Hindernissen
• verbesserter Kundenservice und Qualitätssteigerung
• Wachstum der Zufriedenheit der Kunden angesichts verbesserter IT-Produkte wie auch IT-Dienstleistungen
• schnelleres Time-to-Market dank eines zentralen IT-Wissensmanagements
• Umgehung von Doppelarbeiten dank zentraler Gruppierung und Zugriffsmöglichkeit von Informationen, Best Practices und Antworten für alle IT-Fachkräfte
• Multiplikation von IT-Expertenwissen

Fazit: Leistungsstarkes IT-Wissensmanagement verändert Unternehmensstrategien!

IT-Wissensverlust kann Unternehmen hochpreisig zu stehen kommen. Kein Wunder daher, dass der Einsatz von leistungsstarken IT-Wissensmanagementsystemen mit der zunehmenden Größe des Unternehmens, der IT-Wissensbasis und der IT-Wissensmitarbeiterinnen an Relevanz bekommt. Eine umfangreiche und ideal funktionierende IT-Wissensmanagementstrategie gibt Betrieben die Chance, das geballte IT-Wissen ihrer Mitarbeiterinnen zu erkennen, zu analysieren, aufzubereiten, zu verwalten und weiterzugeben – doch ebenso zu messen und zu evaluieren.

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