Forms von Microsoft: Welche Vorteile bietet das Online-Umfragetool?
Eine Befragung zur Zufriedenheit der Kunden, ein Mitarbeiter-Quiz anlässlich eines Firmenjubiläums oder aber die Abfrage von Essensvorlieben für ein Fest: Immer wieder begegnen einem im (Arbeits-) Alltag einfache oder ebenfalls umfängliche Befragungen. Ein mögliches Tool für die Erstellung jener Befragungen ist Microsoft Forms. Mit Microsoft Forms lassen sich verschiedenste Quiz, Fragebögen sowie Tests erzeugen plus auswerten. Jene Daten können am Ende bei Bedarf in Microsoft Excel transportiert und an dieser Stelle weiterverarbeitet werden.
Microsoft Forms ist ein cloudbasierter Dienst, der es Nutzern erlaubt, Formulare zu generieren, auszufüllen wie auch zu untersuchen. Forms kann für eine Vielzahl von Zwecken verwendet werden, beispielsweise um eine Umfrage zur Kundenzufriedenheit durchzuführen, einen Test zu erstellen oder Feedback von Mitarbeitern zu erfassen. Ein klassischer Einsatzbereich ist auch die wissenschaftliche Datenerhebung im Rahmen einer Abschlussarbeit oder zu vergleichbaren akademischen Zwecken.
Microsoft Forms ist eine einfache, aber starke Umfrage- und Formular-Erstellungs-App, die in Office 365 inkludiert ist. Es ist ein großartiges Tool für kleinere Firmen, die simple Umfragen und Formulare erzeugen möchten, ohne hierfür ein externes Programm erwerben zu müssen. Dieses Tool steht allen Kunden von Office 365 Education wie auch sämtlichen Microsoft 365 Apps for Business-Kunden und auch generell jeglichen Benutzern mit einem Microsoft-Konto (Hotmail, Live oder Outlook.com) kostenfrei bereit. Um das Werkzeug nutzen zu können, muss man sich lediglich auf der Website forms.office.com registrieren – schon kann man mit der Erzeugung von Umfragen, Tests sowie Abstimmungen beginnen!
Forms überzeugt durch eine klare Usability und liefert eine Vielzahl von Designs und Umfrage-Vorlagen mit, die kostenlos genutzt werden können. Nach der Generierung einer Befragung kann man mit einem Link andere Nutzer auffordern, an der Umfrage teilzunehmen – was mit nahezu jedem Webbrowser und mobilen Gerät möglich ist. Microsoft Forms liefert außerdem eingebaute Analysen zur Auswertung der bekommenen Antworten plus ermöglicht einen Datenexport nach Excel zur weiteren Bearbeitung.
Welche Vorteile bietet Microsoft Forms?
Für alle Nutzer der Microsoft-Welt bringt Forms einen riesigen Vorteil: Die Fragebögen sind stufenlos integrierbar in Excel, Teams, SharePoint sowie Co. So können beispielsweise interne Umfragen direkt in der Teams App beantwortet werden in den entsprechenden Räumen, wo sie gebraucht werden.
Mit Forms lassen sich jegliche erhobenen Angaben in Sekundenschnelle in Form von Echtzeitdiagrammen darstellen – auf diese Weise kann man seine Resultate ebenso optisch optimal auswerten sowie die Erkenntnisse weiternutzen, um diese zu zeigen, in Berichten einzubauen, auf der Internetseite einzubinden, etc.. Darüber hinaus ist Microsoft Forms in der Lage, automatische Berichte zu erstellen – ziemlich clever! Auf diese Weise lassen sich aus den theoretischen Ergebnissen unmittelbar Optimierungen folgern und Schlussfolgerungen ziehen.
Welche Nachteile hat Microsoft Forms?
Microsoft Forms ist zwar kostenfrei, hat allerdings eine Beschränkung im Umfang. Somit können Nutzer mit Office 365 für Bildungseinrichtungen sowie Microsoft 365 Apps for Business bis zu 200 Formblätter erzeugen, bei welchen jedes Formular bis zu 50.000 Antworten beinhalten kann. Die aber, welche Microsoft Forms-Benutzer über ein Microsoft-Konto (Hotmail, Live oder auch Outlook.com) benutzen, können ebenfalls bis zu 200 Formulare erstellen, an dieser Stelle kann jedes Formular jedoch deutlich weniger Stellungsnahme haben: Bei gebührenpflichtigen Accounts sind es bis zu 1.000 Antworten; bei kostenlosen Konten nur bis zu 200 Stellungsnahmen.
In den meisten Gegebenheiten sollte dies reichen – in der Tat ist es ärgerlich, bereits viel Mühe in eine Befragung investiert zu haben, um anschließend festzustellen, dass die Möglichkeiten zur Antwort keinesfalls ausreichend sind und man in einem neuen Tool von vorne anfangen muss… Ratschlag für alle, die regelmäßig Forms einsetzen: Um „Platz“ für Antworten einzusparen, kann man einfach vorhandene Antworten alter Befragungen in eine Excel-Arbeitsmappe exportieren sowie jene anschließend aus der Umfrage entfernen.
Andere Nachteile von Microsoft Forms: Die Befragungen sind nur bedingt anpassungsfähig und es stehen keinerlei optionalen Features bereit. Zudem gibt es eine eingeschränkte Anzahl an Fragen sowie Antwortmöglichkeiten.
Welche Alternativen zu Microsoft Forms gibt es?
Anbieter von Umfrage- und Befragungstools gibt es wie Sand am Meer. Microsoft Forms ist da nur eines von sehr vielen. Der Wettbewerb ist also groß. Zu den meistgenutzten Methoden zählen SurveyMonkey, Doodle, Typeform, Jotform, Lime Survey, LamaPoll wie auch Google Forms.
Während der Funktionsumfang bei allen Programmen recht komparabel ist, differieren die Preise gewaltig! Von kostenfrei bis einigen hundert Euro monatlich ist alles dabei. Hat man keine besonderen Anforderungen, genügen gebührenfreie Methoden wie Microsoft Forms definitiv aus – nur wenn es besonders wird, ist ein genauer Blick unerlässlich. Aber solange es nicht notwendig ist, ist unser Rat: Ersparen Sie sich den mitunter mühsamen Weg durch einen Software-Dschungel.
Ist Microsoft Forms denn auch sicher?
Sämtliche Daten aus den Befragungen, die durch Microsoft Forms erstellt sowie gesammelt werden, sind auf Servern in den USA und Europa gespeichert. Für alle Kunden, die ihren Standort in Europa haben, werden einzig europäische Rechenzentren genutzt, um die DSGVO einzubeziehen. Die Übertragung der Daten geschieht ausschließlich verschlüsselt.
Dementsprechend lässt sich sagen: Ja, die DSGVO-konforme Verwendung von Microsoft Forms ist machbar. Dennoch ist zu beachten, dass es bei Microsoft Forms nicht möglich ist, dass ein Administrator relevante Compliance- und Sicherheits-Einstellungen durchführt, anstatt dessen hat der Verfasser jeder Umfrage selbst die Verantwortlichkeit, seine Umfrage DSGVO-konform zu erstellen.
Im Allgemeinen sollten bei einer Befragung bloß wirklich nötige Daten gesammelt werden – personenbezogene Daten, vor allem sensibler Herkunft, haben an dieser Stelle gar nichts zu suchen! Außerdem ist ebenfalls bei anonymisierten Befragungen darauf zu achten, dass keinerlei Rückschlüsse zu einer Person denkbar sind – führt man etwa eine Umfrage in einem kleinen Team durch, in welchem es bloß zwei Männer gibt, so könnte eine Anonymität ggfs. nicht gewährleistet werden, sodass die Fragestellung nach Geschlecht gemäß ausgelassen werden müsste.
Des Weiteren ist wichtig zu wissen, dass beim Access zu einer Befragung, die mittels Microsoft Forms erstellt wurde, bereits Daten gesammelt werden, zum Beispiel die IP-Adresse, bei welcher es sich gemäß DSGVO um ein personenbezogenes Datum handelt. Leider bietet Microsoft derzeit keinerlei Consent-Management an, welches eine Einwilligung zum Setzen der Cookies anfragt – und dabei nutzt das Programm eine ganze Reihe von Cookies! Möchte man das Programm DSGVO-konform einsetzen, muss man also bezüglich der Cookies sowie dem Consent-Management eigenständig Hand anlegen.
Tipp: Des Weiteren sollte ein entsprechender Datenschutzhinweis beim Beginn der Befragung erscheinen. Die allererste Fragestellung sollte eine Einwilligung der Personen anfragen sowie beispielsweise so lauten: „Stimmen Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der beschriebenen Zwecke zu?“ – und nur wenn der Teilnehmende explizit „Ja“ sagt, sollte die Umfrage eigentlich starten.