Produktivität erhöhen mit Aufgaben-Tools: Microsoft To-Do unter der Lupe

Milch einkaufen, Geburtstagspräsent für Anne besorgen, Rechnung Stadtwerke bezahlen, Angebot Musterfirma raussenden – bis Montag! Der Tag wimmelt von zu erledigenden Tätigkeiten, die es im Kopf zu behalten gilt. Um hierbei nichts Elementare zu vergessen, eignen sich simple Todo-Listen oder bunte Klebezettel, auf denen wir alle überfälligen Tasks niederschreiben können. Wer es eher digital möchte, dem stehen eine ganze Reihe von „Todo-Listen-Apps“ zur Verfügung. Wir schauen uns nun die Möglichkeit der Microsoft To-Do einmal im Detail an – und vergleichen sie mit seinem mächtigsten Mitbewerber Todoist.

In dieser vielschichtigen Welt, welche ständig und flächendeckend unsere Beachtung fordert, wirkt es quasi ausgeschlossen, sich alles einprägen zu können. Die Möglichkeit, um Ordnung in das Durcheinander zu schaffen: Todos erfassen und untereinander in Listenform vereinen – bereit, erledigt zu werden. Todo-Listen lassen sich ganz klassisch auf dem Papier in einem Block oder online erstellen. Wer seine Todo-Listen von verschiedenen Devices aus einsehen sowie abarbeiten können möchte, dem seien Todo-Listen-Apps empfohlen. Jene Tools assistieren dabei, keine Sache mehr zu vergessen und versprechen mehr Produktivität wie auch Struktur im Alltag.

Aus psychologischer Sichtweise ist es immens nützlich, überfällige Aufgaben aufzuschreiben – denn auf diese Weise können wir den Gedanken vorerst vergessen und uns mit mehr Konzentration und ganzer Aufmerksamkeit unserer topaktuellen Aufgabe widmen, statt simultan zu versuchen, etliche Dinge im Kopf zu haben https://www.psychologytoday.com/intl/blog/the-science-success/201212/the-secret-shrinking-your-do-list. Erst einmal in einer Todo-Auflistung abgelegt, ist es deshalb, als wenn wir im Task-Manager unseres Gehirns unnötige Prozesse abhaken und auf diese Weise unsere Arbeitsspeicher-Kraft optimieren. Parallel hat ein Abhaken von Aufzählungen auf einer Todo-Liste logischerweise ein äußerst befriedigendes Gefühl! Es bringt Transparenz, lässt uns erfolgreich fühlen plus beflügelt uns, die nächsten Aufgabenstellungen mit Elan anzugehen.

Microsoft To-Do: Was kann die App?

„Wunderlist“ galt für lange Zeit als das beste Tool rund um Todo-Listen. Aber mittlerweile ist die Applikation nicht mehr verfügbar. Der Grund: Microsoft kaufte die App auf und ließ das Wissen dieser Option in die eigene To-Do-Listen-Lösung integrieren.

Microsoft To-Do ist ein nützliches Werkzeug, welches einem hierbei behilflich ist, Tasks zu organisieren und zu priorisieren. To-Do ist auch nützlich, um Terminierungen und Erinnerungen zu erstellen. Es gibt die Software-Option für den Browser, als native Windows- plus macOS-Anwendung sowie als App (Android und iOS).

Im Rahmen von Microsoft To-Do lassen sich ganz einfach Aufgaben einrichten sowie erledigen. Um ebenso im Kollektiv gemeinsam tätig sein zu können, kann man den Tasks auch Bearbeiter zuordnen. Des Weiteren kann man Tasks nach Wichtigkeit, Erstellungsdatum oder anderen Merkmalen ordnen. Für bestmöglichen Komfort lassen sich ebenso Notizen sowie Anhänge an Tasks heften. Selbstverständlich ist es auch möglich, Aufgaben mit Deadlines zu bestücken plus sich Erinnerungen einzustellen. In einer Liste werden einem übersichtlich sämtliche Todos dargestellt – für einen noch besseren Gesamtüberblick kann man jene anhand von Kategorien bündeln und ordnen.

Vorzüge von Microsoft To-Do:

• Nahtlose Integration in Microsoft 365 (z. B. zu Microsoft Outlook & Planner)
• Kostenlos für alle Nutzer eines Microsoft-Zugangs
• Automatisierte Synchronisation von Tasks über das Office 365-Konto (wenn gewünscht)
• Apps für sämtliche Gerätschaften & Betriebssysteme verfügbar

Schwächen von Microsoft To-Do:

• Mehrere Konten werden akzeptiert, können jedoch nicht zusammengeführt werden (d. h. man muss zwischen den Konten tauschen)
• Das Teilen von Listen zwischen privaten Konten und Businesskonten wird nicht unterstützt
• Bei etlichen Tasks kann man die Übersicht verlieren

Todoist vs. Microsoft To-Do: Ein Vergleich

Todoist wurde exakt wie Microsoft To-Do entwickelt, um Tasks überschaubar im Blick zu behalten und diese wirksam ausführen zu können. In der Funktionalität sind die beiden Tools sehr vergleichbar – Todos anlegen, Hinweise einrichten, Fälligkeitstag angeben, Prioritäten setzen, Anmerkungen schreiben und Co. sind in beiden Tools vergleichbar machbar.

Im Gegenteil zu To-Do ist Todoist jedoch nicht komplett kostenfrei. Es gibt eine kostenlose Version, dennoch können in jener gratis Version keinerlei Anmerkungen dazugefügt werden – das ist bloß in der kostenpflichtigen Premium-Version möglich. Wer also den gleichen Funktionsumfang wie bei To-Do von Microsoft haben will, muss bei Todoist zahlen. Dafür erhält er dann aber auch eine – wie viele Anwender finden – etwas modernere Nutzeroberfläche, wobei dies natürlich generell Geschmackssache ist.

Weiterer Minus-Punkt für Todoist im Unterschied zu To-Do: Es gibt kaum so nahtlose Integrationsmöglichkeiten in bereits existierende Microsoft-Programme wie Outlook. Wer sowieso schon Microsoft-Office-Produkte im Gebrauch hat, für den ist To-Do somit empfehlenswert. Und wer mit To-Do an seine Limitierungen gelangt, für denjenigen ist nicht Todoist eine potentielle Alternative, sondern eigentlich das Programm Microsoft Planner, da Todoist von der Funktionsvielfalt nicht mehr offeriert als To-Do, auch wenn es gebührenpflichtig ist.

Weitere Lösungen zu Microsoft To-Do oder Todoist sind zum Beispiel die Anwendungen „Remember The Milk“, „Any.do“, „TickTick“ und „Trello“.

DSGVO & Microsoft To-Do: Ist Microsoft To-Do DSGVO-konform?

Wer über den Gebrauch von Microsoft To-Do als Aufgabenplanung nachdenkt plus schon Microsoft 365 verwendet, hat sich sicherlich bereits mit den hiermit einhergehenden Datenschutzherausforderungen befasst. Denn: Der Gebrauch von Microsoft 365 ist eigentlich vorerst nicht DSGVO-konform! Es besteht somit Bedarf zu handeln, um den Einsatz nach europäischem Recht gesichert sowie von Rechts wegen valide zu machen. Firmen, die 365-Abonnenten sind und dies noch nicht erledigt haben, müssen es also schleunigst machen. Was im Detail zu tun ist? Eine Risikobewertung mit einem Datenschutzbeauftragten, eine Abstimmung mit der Compliance Abteilung wie auch eine strenge Angleichung des Services seitens der IT (Abschalten aller nicht dringend notwendiger Services und aller Dienste, die nicht auf EU-Servern gehostet werden).

Wer schon seine Hausaufgaben gemacht hat, der kann beim Gebrauch von To-Do beruhigt durchatmen: Microsoft To-Do verwendet „Exchange Online“ zur Speicherung sowie Synchronisierung der Daten und selbige befinden sich auf inländischen Servern. Heißt konkret: Bei Verwendung von Microsoft To-Do werden sämtliche Angelegenheiten in einem Exchange Online-Postfach gesichert, indem zum Beispiel auch Mails und Kontakte sind. Für den Datenschutz ist das vorteilhaft, dass für Exchange bereits vielfältige Compliance- und Sicherheitsregeln gelten angesichts des Datenverkehrs.

Die Datenübertragung findet bei To-Do im Übrigen ausschließlich verschlüsselt statt. Ein kleines Restrisiko dafür, dass eventuell personenbezogene Daten unrechtmäßig an amerikanische Strafverfolgungsbehörden übermittelt werden, bleibt jedoch bestehen beim Gebrauch von To-Do – hiergegen schafft nur Abhilfe, möglichst wenig bzw. im Optimalfall keinerlei vertraulichen Daten in der Task-Management-Anwendung zu speichern.