Für die Konkurrenzfähigkeit eines Unternehmens ist es dieser Tage entscheidend, dass alle Aufzeichnungen und weitere Unternehmensprozesse zusammenspielen sowie für alle Mitarbeiter durchgehend und von überall aus abrufbereit sind. Um dies zu garantieren, kommen effiziente DM-Systeme zum Einsatz. Welche Faktoren für die Nutzung eines aktuellen DM-Systems sprechen und wie Sie durch ihren Einsatz den Reiseweg in papierloses Büro ebnen können, erfahren Sie im nachfolgenden Beitrag.
Einerlei ob digital oder noch analog: Unternehmen stehen inzwischen vor der enormen Aufgabe, eine Flut unterschiedlicher Geschäftsaufzeichnungen, Geschäftsunterlagen ebenso wie weitere Daten wirksam zu erfassen, zu modifizieren und zu organisieren. Verschärfend kommt hinzu, dass sie per Gesetz dazu verpflichtet sind, aufbewahrungspflichtige Dokumente revisionssicher und gesetzeskonform zu speichern und fristgerecht zu löschen.
Auf die Frage, wie Unternehmungen diese Herausforderungen erfolgreich bewältigen können, gibt es nur eine Erwiderung: mit einer passenden DMS-Lösung.
Starke Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS, können Unternehmungen dabei helfen, sämtliche Papierunterlagen zu digitalisieren und sie zusammen mit allen elektronisch vorliegenden Daten wie Mails, Office-Dokumenten oder Portable Document Format-Dateien zentral zu speichern und zu arrangieren. Des Weiteren können kluge Dokumentenmanagementsysteme dokumentenzentrierte Prozesse optimieren, den betrieblichen Informationstransfer deutlich verbessern und so en passant die Umwelt durch die Senkung des Papierverbrauchs schonen.
