Software Asset Management – Ordnung im Lizenzdschungel

In jedem Unternehmen werden täglich unzählige Programme genutzt – und jedes davon ist an eine Lizenz gebunden. Diese Lizenzen legen fest, wer eine Software wie lange und in welchem Umfang verwenden darf. Doch gerade in größeren Firmen kann schnell der Überblick verloren gehen. Unterschiedliche Versionen, veraltete Verträge oder fehlende Nachweise führen nicht nur zu Chaos, sondern können auch rechtliche und finanzielle Folgen haben. Hier kommt das Software Asset Management (SAM) ins Spiel.

Warum ein sauberes Lizenzmanagement wichtig ist
Fehler bei der Lizenzierung sind keine Kleinigkeit. Eine Überlizenzierung kostet unnötig Geld, während eine Unterlizenzierung gegen das Urheberrecht verstößt und empfindliche Strafen nach sich ziehen kann. Deshalb lohnt es sich, die eigene Lizenzlandschaft regelmäßig zu überprüfen und klar zu strukturieren.

Schritt für Schritt zu einer klaren Struktur

1. Bestandsaufnahme und Dokumentation
   Im ersten Schritt wird festgehalten, welche Software im Unternehmen genutzt wird, wer sie beschafft und wo sie eingesetzt wird. Diese Übersicht ist die Basis, um alle Lizenzinformationen zusammenzuführen.

2. Lizenzen und Verträge ordnen
   Viele Unternehmen wissen gar nicht, wo sich ihre Lizenzunterlagen befinden. Eine zentrale und klar strukturierte Ablage ist daher unerlässlich – inklusive Kaufbelege, Lizenzschlüssel und Vertragskopien.

3. Verantwortlichkeiten festlegen
   Für das Thema Lizenzen sollte es eine zentrale Ansprechperson geben: den Lizenzmanager. Diese Person behält den Überblick über alle Lizenzverträge, kümmert sich um deren Verwaltung und sorgt für rechtssichere Nutzung.

4. Software erfassen und prüfen
   Im nächsten Schritt wird ermittelt, welche Software auf den Geräten tatsächlich installiert ist. Dabei geht es nicht nur um Programme, sondern auch um Versionen, Laufzeiten und Nutzungsrechte.

5. Nutzung analysieren
   Eine Lizenz, die für nicht mehr genutzte Software bezahlt wird, ist Geldverschwendung. Daher sollte regelmäßig überprüft werden, welche Programme aktiv genutzt werden und welche entfernt werden können.

6. Abgleich von Software und Lizenzbestand
   Jetzt wird verglichen: Welche Lizenzen sind vorhanden, und welche Software ist im Einsatz? So zeigt sich schnell, ob zu viele oder zu wenige Lizenzen existieren. Fehlende Lizenzen müssen nachgekauft, überflüssige gegebenenfalls verkauft werden.

7. Prozesse automatisieren
   Damit das Lizenzmanagement dauerhaft funktioniert, sollte es langfristig automatisiert werden. Tools zur Lizenzüberwachung helfen dabei, den Überblick zu behalten und regelmäßige Kontrollen zu vereinfachen.

Das Ziel von Software Asset Management
Ein funktionierendes SAM-System sorgt dafür, dass alle Programme rechtskonform genutzt werden und die IT-Ausgaben sinken. Zudem ermöglicht es eine bessere Planung zukünftiger Anschaffungen und schafft Transparenz über die gesamte IT-Infrastruktur.

Kurz gesagt:
Software Asset Management ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Wer seine Lizenzen kennt, spart Kosten, vermeidet Risiken und hält seine IT-Landschaft langfristig auf einem sicheren und professionellen Stand.