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Gateways – Vermittler zwischen unterschiedlichen Netzwerken

Gateways – Vermittler zwischen unterschiedlichen Netzwerken

In der IT-Welt existieren zahlreiche Systeme, Anwendungen und Protokolle, die oft nicht miteinander kompatibel sind. Damit der Datenaustausch zwischen ihnen dennoch funktioniert, werden sogenannte Gateways eingesetzt. Sie ermöglichen die Kommunikation zwischen Geräten oder Netzwerken, die unterschiedliche Übertragungsprotokolle oder Formate verwenden, und übernehmen damit eine zentrale Rolle in modernen IT-Strukturen.

Kommunikation über alle Schichten des OSI-Modells

Gateways fungieren als Übersetzer zwischen verschiedenen Netzwerken. Sie empfangen Daten aus einem System, wandeln diese in ein anderes Format um und leiten sie anschließend weiter. Dadurch wird sichergestellt, dass zwei Systeme miteinander kommunizieren können, obwohl sie unterschiedliche Protokolle nutzen.

Im Gegensatz zu einem Router, der lediglich auf der dritten Schicht des OSI-Referenzmodells (der Vermittlungsschicht) arbeitet, kann ein Gateway auf allen sieben OSI-Schichten agieren. Dies ist notwendig, da es nicht nur um das Weiterleiten von Datenpaketen geht, sondern auch um deren inhaltliche Anpassung an ein anderes System oder Protokoll.

Beispiele für den Einsatz von Gateways

Ein einfaches Beispiel für ein Gateway ist ein Modem, das Daten zwischen einem Computer und einem Faxgerät überträgt. In der Praxis übernehmen Gateways jedoch meist komplexere Aufgaben, insbesondere bei der Verknüpfung unterschiedlicher Kommunikationsdienste.

Ein typisches Szenario ist die Umwandlung von E-Mails in SMS-Nachrichten. Hier wird der Text einer E-Mail, die im MIME-Format vorliegt, vom Gateway analysiert und in das UCP-Format einer SMS übersetzt. Anschließend wird die Nachricht an das Zielgerät gesendet. Dabei achtet das Gateway darauf, längere E-Mails automatisch in mehrere SMS aufzuteilen, da eine SMS nur 160 Zeichen umfassen darf.

Datenumwandlung mit Einschränkungen

Bei der Protokollkonvertierung kann es vorkommen, dass bestimmte Informationen nicht vollständig übertragen werden. Wenn ein Datenfeld im ursprünglichen Format nicht in das Zielprotokoll übersetzt werden kann, lässt das Gateway diese Informationen aus. Ziel ist es, die Kommunikation trotzdem aufrechtzuerhalten, auch wenn einzelne Daten verloren gehen.

Fazit

Gateways sind unverzichtbare Bestandteile moderner Netzwerke. Sie ermöglichen die Verbindung zwischen Systemen, die ansonsten nicht miteinander kommunizieren könnten, und sorgen damit für Kompatibilität, Interoperabilität und Flexibilität in heterogenen IT-Umgebungen. Ohne Gateways wäre ein großer Teil des globalen Datenaustauschs – vom einfachen E-Mail-Versand bis hin zu komplexen Unternehmensanwendungen – nicht möglich.

by Jasmin Laatiri

GDPdU – digitale Aufbewahrung steuerrelevanter Daten und Zugriffsrechte bei Betriebsprüfungen

GDPdU – digitale Aufbewahrung steuerrelevanter Daten und Zugriffsrechte bei Betriebsprüfungen

Mit den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) hat das Bundesamt für Finanzen im Jahr 2002 verbindliche Regelungen zur digitalen Betriebsprüfung geschaffen. Ziel dieser Vorschriften war es, festzulegen, wie Steuerprüfer Zugriff auf elektronische Datenverarbeitungssysteme von Unternehmen erhalten, um steuerrelevante Informationen prüfen zu können.

Die GDPdU vereinten Bestimmungen aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz und galten als wichtiger Bestandteil des deutschen IT- und Steuerrechts.

Übergang von der Papier- zur Digitalprüfung

Während Betriebsprüfungen früher hauptsächlich auf Papierdokumenten basierten, werden seit 2007 in ganz Deutschland digitale Prüfungen durchgeführt. Grund dafür ist die zunehmende elektronische Verwaltung und Archivierung von Geschäftsdaten in Unternehmen.

Die GDPdU betraf ausschließlich steuerrelevante Daten. Daher war es notwendig, dass Unternehmen ihre steuerlich relevanten Informationen getrennt von internen Daten speichern. So konnte sichergestellt werden, dass Prüfer nur auf die für die Besteuerung relevanten Inhalte zugreifen konnten.

Formen des Datenzugriffs

Die Finanzverwaltung konnte im Rahmen der GDPdU auf drei verschiedene Arten auf Unternehmensdaten zugreifen:

1. Unmittelbarer Datenzugriff (Z1)
   Die Behörde durfte direkt auf das Datenverarbeitungssystem des Unternehmens zugreifen. Dabei nutzte sie die vorhandene Hard- und Software des Steuerpflichtigen, jedoch nur mit Leserechten, nicht zur Bearbeitung der Daten.

2. Mittelbarer Datenzugriff (Z2)
   Der Steuerpflichtige konnte verpflichtet werden, die relevanten Daten selbst auszuwerten und der Behörde die Ergebnisse bereitzustellen. Alternativ durfte die Finanzverwaltung auch Dritte mit der Auswertung beauftragen.

3. Datenträgerüberlassung (Z3)
   Hierbei wurden die angeforderten Informationen auf einem physischen Datenträger – etwa einer CD, DVD oder einem USB-Stick – bereitgestellt.

Diese Zugriffsarten galten für eine Vielzahl von Systemen, beispielsweise in den Bereichen Finanz- und Lohnbuchhaltung, Warenwirtschaft, Kassenverwaltung oder Rechnungsarchivierung. Auch E-Mails, sofern sie steuerliche Relevanz besaßen, mussten archiviert und bei einer Prüfung zugänglich gemacht werden.

Aufbewahrungspflichten und Fristen

Nach § 147 Absatz 2 der Abgabenordnung sind Unternehmen verpflichtet, steuerrelevante Daten zehn Jahre lang in einem auswertbaren Format aufzubewahren. Die Daten müssen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.

Diese Pflicht gilt auch bei Systemwechseln. Wenn ein Unternehmen neue Hard- oder Software einführt, muss sichergestellt sein, dass alte Daten weiterhin im geforderten Format bereitgestellt werden können.

Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zählen unter anderem:

• Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte

• Eröffnungsbilanzen sowie Organisations- und Arbeitsanweisungen

• empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe

• Buchungsbelege

• sonstige steuerrelevante Unterlagen

Während die allgemeine Aufbewahrungsfrist zehn Jahre beträgt, müssen Handels- und Geschäftsbriefe nur sechs Jahre lang archiviert werden. Innerhalb dieser Fristen müssen alle drei Zugriffsformen gewährleistet sein.

Ablösung durch die GoBD

Seit Anfang 2015 wurden die GDPdU durch die GoBD ersetzt. Diese stehen für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD führen die Regelungen der GDPdU fort, wurden jedoch an moderne IT-Systeme und digitale Arbeitsweisen angepasst.

Fazit

Die GDPdU stellten einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung steuerlicher Prüfverfahren dar. Sie verpflichteten Unternehmen, elektronische Daten strukturiert und prüfungssicher zu archivieren. Die Nachfolgeregelung GoBD hat diese Grundsätze übernommen und weiterentwickelt, um den heutigen Anforderungen an Datensicherheit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit gerecht zu werden.

by Jasmin Laatiri

Gebrauchte Software als clevere Alternative für Unternehmen

Gebrauchte Software als clevere Alternative für Unternehmen

Gebrauchte Software bietet Unternehmen eine kostengünstige Möglichkeit, ihre IT-Systeme mit den notwendigen Programmen auszustatten. Neue Softwarelizenzen können schnell hohe Ausgaben verursachen – gerade für mittelständische Betriebe. Der Kauf bereits verwendeter Lizenzen stellt daher eine wirtschaftlich attraktive Lösung dar, ohne dass man auf Qualität oder Funktionsumfang verzichten muss.

Rechtlich erlaubt und wirtschaftlich sinnvoll

Seit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs im Jahr 2012 ist der Weiterverkauf gebrauchter Software offiziell erlaubt. Auch der Bundesgerichtshof bestätigte diese Regelung ein Jahr später. Damit wurde der Weg für einen rechtssicheren Gebrauchtmarkt geebnet, auf dem Unternehmen legal Lizenzen weiterverkaufen oder erwerben können.

Viele Softwarehersteller hatten zuvor versucht, diesen Handel zu verhindern, da sie Umsatzeinbußen befürchteten. Heute jedoch ist der Kauf gebrauchter Software fest etabliert. Unternehmen können dabei bis zu ein Drittel der ursprünglichen Kosten sparen, ohne Abstriche bei der Nutzung machen zu müssen.

Gleiche Leistung zum geringeren Preis

Software unterscheidet sich von klassischen Gebrauchsgegenständen – sie nutzt sich nicht ab und bleibt in ihrer Funktion unverändert. Entscheidend ist lediglich, dass die Lizenz ordnungsgemäß übertragen wurde und die Version weiterhin unterstützt wird.

Damit erhalten Käufer gebrauchter Software das gleiche Produkt wie beim Neukauf, allerdings zu einem deutlich günstigeren Preis. Der einzige mögliche Unterschied liegt in der Aktualität der Version, nicht in der Qualität der Anwendung selbst.

Auch ältere Programme bleiben interessant

Auf dem Markt finden sich nicht nur aktuelle Softwareversionen, sondern auch ältere Programme, die weiterhin zuverlässig funktionieren. Gerade wenn ein Unternehmen auf stabile und bewährte Lösungen setzt, ist der Kauf älterer Lizenzen sinnvoll. Solange der Support durch den Hersteller besteht, spricht nichts gegen ihren Einsatz.

Für viele Betriebe bedeutet dies: Sie können mit weniger Aufwand die Software nutzen, die sie wirklich benötigen – ohne in teure Upgrades investieren zu müssen.

Lizenzen verkaufen und Kapital freisetzen

Nicht nur der Kauf, auch der Verkauf gebrauchter Software kann sich lohnen. Lizenzen, die durch Umstrukturierungen, Systemwechsel oder Insolvenzen nicht mehr genutzt werden, lassen sich weiterveräußern. Unternehmen können so gebundenes Kapital wieder freisetzen und ihre früheren Investitionen teilweise zurückgewinnen.

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einzelne Lizenzen oder um sogenannte Volumenlizenzen handelt. Selbst Lizenzpakete dürfen rechtlich aufgeteilt und einzeln weiterverkauft werden, solange der Nachweis über die ursprüngliche Nutzung und Deaktivierung vorliegt.

Fazit

Der Einsatz gebrauchter Software ist eine intelligente und nachhaltige Lösung, um die IT-Landschaft eines Unternehmens effizient und kostengünstig auszustatten. Sie bietet dieselbe Leistung wie neue Software, ist rechtlich abgesichert und entlastet das Budget erheblich. Unternehmen profitieren somit von einer wirtschaftlich sinnvollen Alternative – ganz ohne technische Einbußen.

by Jasmin Laatiri

GFI Software – Lösungen für sichere und effiziente E-Mail-Kommunikation

GFI Software – Lösungen für sichere und effiziente E-Mail-Kommunikation

Die E-Mail ist heute eines der wichtigsten Kommunikationsmittel im geschäftlichen Alltag. Nahezu alle Unternehmensprozesse sind auf einen reibungslosen und sicheren Austausch von Nachrichten angewiesen. Neben klassischen Maßnahmen zur IT-Sicherheit ist daher auch der Schutz und die Archivierung des E-Mail-Verkehrs unverzichtbar. Eine umfassende Lösung bietet die GFI Software.

Was ist GFI Software?

GFI Software ist ein international agierender Anbieter von IT-Sicherheits- und Netzwerkmanagementlösungen für kleine und mittlere Unternehmen. Das Unternehmen entwickelt Softwareprodukte, die Themen wie Netzwerksicherheit, Patch-Management, Anti-Spam, E-Mail-Schutz und E-Mail-Archivierung abdecken. Ziel ist es, IT-Administratoren Werkzeuge bereitzustellen, mit denen sie die Kommunikationssicherheit und die Effizienz der Systeme verbessern können.

Der GFI MailArchiver – sichere E-Mail-Archivierung

Ein zentrales Produkt im Portfolio ist der GFI MailArchiver, der Unternehmen bei der Archivierung ihrer gesamten E-Mail-Korrespondenz unterstützt.

Da die Menge an E-Mails in Unternehmen stetig zunimmt, steigen auch die Anforderungen an Speicherplatz und Datenverwaltung. Diese Entwicklung kann zu längeren Ladezeiten, häufigen Backups oder sogar zu Datenverlust führen, wenn keine strukturierte Archivierung erfolgt.

Der GFI MailArchiver bietet hier eine zentrale Lösung. Er arbeitet in Verbindung mit Microsoft Exchange Servern und entlastet deren Speichersysteme, indem er alle E-Mails automatisch in einer zentralen, leicht zugänglichen Datenbank speichert. Von dort aus können Benutzer archivierte Nachrichten schnell wiederfinden und abrufen.

Administratoren profitieren zusätzlich von integrierten Überwachungs- und Kontrollfunktionen, mit denen geschäftliche E-Mails bei Bedarf nachvollzogen oder überprüft werden können.

Vorteile des GFI MailArchivers

Die Nutzung des GFI MailArchivers bietet gegenüber einer manuellen Archivierung zahlreiche Vorteile:

• vollständige und sichere Speicherung sämtlicher geschäftlicher E-Mails

• einfache und schnelle Suchfunktionen für archivierte Nachrichten

• Entlastung des Exchange-Servers durch Auslagerung älterer E-Mails

• Nachvollziehbarkeit und Transparenz durch zentrale Überwachungsfunktionen

Darüber hinaus hilft der MailArchiver, gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen, da E-Mails revisionssicher archiviert werden können.

E-Mail-Sicherheitslösung GFI MailEssentials

Neben der Archivierungslösung bietet GFI Software mit GFI MailEssentials eine leistungsstarke Sicherheitssoftware zum Schutz vor E-Mail-Bedrohungen.

MailEssentials dient als Spam- und Malware-Abwehr auf E-Mail-Servern. Da viele Spam-Nachrichten Schadprogramme wie Viren, Trojaner oder Phishing-Links enthalten, schützt die Software Unternehmen vor potenziell gravierenden Sicherheitsvorfällen.

Durch den Einsatz verschiedener Anti-Spam- und Anti-Malware-Technologien überprüft MailEssentials eingehende Nachrichten auf verdächtige Inhalte und blockiert gefährliche E-Mails, bevor sie das interne Netzwerk erreichen. Dadurch wird das Risiko einer Infektion durch Schadsoftware oder den Verlust sensibler Daten erheblich reduziert.

Fazit

Mit Produkten wie dem MailArchiver und MailEssentials bietet GFI Software umfassende Lösungen für den sicheren Umgang mit E-Mails in Unternehmen. Die Kombination aus zuverlässiger Archivierung und leistungsstarkem Schutz vor Spam und Schadsoftware sorgt nicht nur für mehr Sicherheit, sondern auch für Effizienz und Transparenz in der digitalen Kommunikation.

by Jasmin Laatiri