Dokumenten-Management-Systeme – warum digitale Dokumente professionell verwaltet werden sollten

Seit der Entstehung von Bürostrukturen besteht die Notwendigkeit, Dokumente, Unterlagen und andere Medien zu ordnen, zugänglich zu machen und sicher aufzubewahren. Besonders in Unternehmen ist ein strukturierter und langfristiger Zugriff auf geschäftsrelevante Informationen unverzichtbar. Diese Anforderung betrifft sowohl nicht codierte Informationen (NCI) wie Papierdokumente als auch codierte Informationen (CI), also digitale Daten.

Um die Verwaltung, Verarbeitung und Archivierung solcher digitalen Informationen effizient zu gestalten, kommen Dokumenten-Management-Systeme (DMS) zum Einsatz.

Einheitliche Verwaltung unterschiedlichster Dokumententypen

Ein DMS bietet im Vergleich zur herkömmlichen Ablage und Verwaltung von Dokumenten zahlreiche Vorteile. Es ermöglicht, verschiedenste Dateiformate zentral zu verwalten – dazu gehören digital erstellte Dokumente (Born-Digital-Files), eingescannte Unterlagen, die mithilfe von OCR-Systemen (Optical Character Recognition) digitalisiert wurden, sowie Bilder, Videos oder andere Medienarten.

Das Herzstück eines DMS bildet meist eine zentrale Datenbank, die in Verbindung mit einem oder mehreren Storage-Systemen arbeitet. Über ein zugehöriges Client-Programm können Anwender einfach auf die gespeicherten Daten zugreifen. Dabei ist eine einheitliche Speicherung aller Dokumenttypen entscheidend, um Ordnung und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Ein weiterer zentraler Bestandteil ist die Metadatenverwaltung. Durch die Nutzung von Metadaten lassen sich Dokumente indexbasiert durchsuchen, was eine deutlich präzisere und schnellere Recherche ermöglicht.

Versionskontrolle und Nachvollziehbarkeit von Änderungen

Viele Dokumenten-Management-Systeme verfügen über eine Versionsverwaltung, die jede Änderung an einem Dokument automatisch speichert. So bleiben frühere Versionen erhalten und können bei Bedarf wiederhergestellt werden.

Zusätzlich bieten DMS-Anwendungen häufig Check-in/Check-out-Funktionen, mit denen Benutzer eine Arbeitskopie eines Dokuments auschecken, lokal bearbeiten und anschließend wieder ins System einpflegen können. Dadurch wird paralleles Arbeiten erleichtert und Datenverlust vermieden.

Durch diese Funktionen trägt ein DMS wesentlich zur Steigerung der Produktivität bei, da Abläufe klar strukturiert und transparent nachvollziehbar bleiben.

Gesetzliche Anforderungen an digitale Aufbewahrung

Neben organisatorischen Vorteilen spielt auch die rechtliche Relevanz eine wichtige Rolle. Unternehmen sind nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verpflichtet, steuerrelevante digitale Daten über bestimmte Zeiträume hinweg lesbar und zugänglich zu halten.

Ein Dokumenten-Management-System unterstützt die Einhaltung dieser Vorgaben, indem es revisionssichere Speicherung, strukturierte Archivierung und einfache Nachvollziehbarkeit ermöglicht. Gleichzeitig trägt es zur Datensicherheit bei, da Berechtigungen, Zugriffe und Änderungen zentral gesteuert werden können. Damit wird das DMS zu einem wichtigen Bestandteil eines umfassenden IT- und Compliance-Konzepts.

Vorteile digitaler Dokumentenverwaltung

Der Einsatz eines DMS bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

• Schneller Zugriff auf relevante Informationen

• Transparente Arbeitsabläufe durch Versions- und Zugriffskontrolle

• Kostenreduktion durch geringeren Verwaltungsaufwand

• Höhere Datensicherheit durch zentrale Verwaltung

• Revisionssichere Archivierung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Darüber hinaus verhindert ein DMS sogenannte Medienbrüche, also den Wechsel zwischen analogen und digitalen Prozessen. Alle Dokumente bleiben in einem durchgängigen digitalen Workflow, was die Effizienz und Genauigkeit im Unternehmensalltag deutlich erhöht.

Fazit

Dokumenten-Management-Systeme sind weit mehr als digitale Archive. Sie schaffen Transparenz, verbessern Arbeitsprozesse und unterstützen Unternehmen bei der rechtssicheren Verwaltung sensibler Informationen. Wer digitale Dokumente professionell verwalten möchte, kommt an einem DMS kaum vorbei.