Microsoft 365 absichern – Richtige Einstellungen für Mail, OneDrive & Teams

Microsoft 365 absichern gehört heute zu den wichtigsten Aufgaben in Unternehmen. Täglich laufen E-Mails, Dateiablagen in OneDrive und die Zusammenarbeit in Teams über diese Plattform. Deshalb spielt die Microsoft 365 Sicherheit im Unternehmen eine zentrale Rolle. Bleiben wichtige Sicherheitseinstellungen im Standardzustand, entstehen schnell vermeidbare Risiken. Dazu zählen unkontrollierte Datei-Freigaben, unsichere Logins oder sogar vollständige Kontoübernahmen. Auch die OneDrive Sicherheit, die Teams Sicherheit im Unternehmen und ein wirksamer Microsoft 365 Phishing Schutz entscheiden darüber, ob sensible Daten geschützt bleiben.

In diesem Beitrag zeigen wir, welche Einstellungen wirklich wichtig sind, um die Cloud Sicherheit von Microsoft 365 nachhaltig zu verbessern.

Warum Microsoft 365 ohne Sicherheitskonfiguration riskant ist

Microsoft 365 bietet viele leistungsstarke Funktionen. Genau diese Vielfalt öffnet jedoch Angriffsflächen, wenn Unternehmen die Umgebung nicht aktiv absichern. In der Praxis bleiben Standardfreigaben oft unverändert, Passwörter sind zu schwach oder ehemalige Mitarbeitende behalten weiterhin Zugriff. Zusätzlich fehlen in vielen Umgebungen saubere Login-Protokolle oder eine klare Geräteverwaltung. Dadurch steigt das Risiko, dass Unbefugte auf sensible Daten zugreifen.

Microsoft selbst beschreibt diese Gefahren im eigenen Security Center:

👉 Microsoft Security – Best Practices für Microsoft 365

Durch gezielte Einstellungen lassen sich viele dieser Gefahren effektiv minimieren.

Die wichtigsten Sicherheitsmaßnahmen für Microsoft 365

Damit Microsoft 365 zuverlässig schützt, müssen Technik, Berechtigungen und klare Nutzungsregeln zusammenarbeiten. Besonders die folgenden Bereiche entscheiden über das Sicherheitsniveau.

1. Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) aktivieren

Die Multi-Faktor-Authentifizierung zählt zu den wirksamsten Schutzmaßnahmen gegen Kontoübernahmen. Selbst wenn Angreifer ein Passwort kennen, verhindert der zweite Faktor den Zugriff. Besonders Administratorzugänge sollten niemals ohne MFA betrieben werden.

Microsoft empfiehlt ausdrücklich, MFA für alle Konten zu aktivieren:

👉 Microsoft Authenticator & MFA-Dokumentation

2. Datei- und Ordnerfreigaben kontrollieren

Eine der größten Gefahren in OneDrive und SharePoint sind unkontrollierte Freigaben. Oft existieren Freigabelinks ohne Ablaufdatum oder Dateien, die versehentlich für „Alle“ freigegeben wurden. Auch externe Freigaben werden häufig nicht regelmäßig überprüft.

Unternehmen sollten daher klare Freigaberichtlinien definieren, externe Freigaben beschränken und regelmäßige Überprüfungen durchführen. Besonders effektiv ist es, Berechtigungen primär über Gruppen statt Einzelpersonen zu steuern.

👉Passend: Human Firewall – Mitarbeitende sensibilisieren

Eine umfassende europäische Empfehlung zur Cloud-Sicherheit bietet:

👉 ENISA – Cloud Security Recommendations

3. Gerätezugriff und Login-Aktivitäten überwachen

Microsoft 365 stellt umfangreiche Überwachungsfunktionen bereit, die viele Unternehmen jedoch nicht vollständig nutzen. Dazu gehören Anmeldeprotokolle für verdächtige Logins sowie Regeln für Gerätezugriffe und App-Sicherheit. Mit Microsoft Intune lassen sich Geräte zentral verwalten, unsichere Apps blockieren und Zugriffe auf geprüfte Endgeräte beschränken.

Das NIST Zero Trust Modell empfiehlt, grundsätzlich jeden Zugriff zu überprüfen:

👉 NIST – Zero Trust Architecture Guidelines

👉Passend: IT-Sicherheit für Unternehmen

4. Teams- und E-Mail-Einstellungen absichern

Auch Microsoft Teams und Exchange Online benötigen klare Sicherheitseinstellungen. Anti-Phishing-Mechanismen, Safe Links und Safe Attachments schützen vor schädlichen Inhalten. Zusätzlich sollten Unternehmen Chat- und Kanalrechte regelmäßig prüfen und Gastzugänge bewusst einschränken. Ebenso wichtig ist es, Postfachberechtigungen und automatische Weiterleitungen regelmäßig zu kontrollieren, um Manipulationen früh zu erkennen.

5. Mitarbeitende schulen

Technische Schutzmaßnahmen allein reichen nicht aus. Viele Datenlecks entstehen durch falsch gesetzte Freigaben, versehentliche Weiterleitungen oder unbedachte Klicks. Regelmäßige Schulungen helfen, diese Fehler zu vermeiden und fördern den sicheren Umgang mit Microsoft 365.

👉Passend: IT-Sicherheitsberatung & Awareness

Praxis-Tipp: Klare Richtlinien für Freigaben und Zusammenarbeit

Unternehmen sollten eindeutige Regeln definieren, wie Dateien, Ordner, Teams-Kanäle und externe Freigaben genutzt werden dürfen. Öffentliche Links sollten möglichst deaktiviert werden, externe Partnerzugriffe müssen klar geregelt sein und Freigaben sollten mindestens quartalsweise auditiert werden. Solche Richtlinien reduzieren das Risiko versehentlicher Datenlecks erheblich.

Fazit: Microsoft 365 ist sicher – wenn die Einstellungen stimmen

Microsoft 365 bietet zahlreiche leistungsstarke Sicherheitsfunktionen. Doch erst durch eine gezielte Konfiguration werden sie wirklich wirksam. Mit MFA, kontrollierten Freigaben, klaren Richtlinien und regelmäßigen Schulungen lässt sich die gesamte Umgebung deutlich sicherer machen – und Unternehmen können die Cloud ohne unnötige Risiken nutzen.

Wenn Sie Unterstützung bei der Absicherung Ihrer Microsoft-365-Umgebung benötigen, beraten wir Sie gerne.