GDPdU – digitale Aufbewahrung steuerrelevanter Daten und Zugriffsrechte bei Betriebsprüfungen

Mit den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) hat das Bundesamt für Finanzen im Jahr 2002 verbindliche Regelungen zur digitalen Betriebsprüfung geschaffen. Ziel dieser Vorschriften war es, festzulegen, wie Steuerprüfer Zugriff auf elektronische Datenverarbeitungssysteme von Unternehmen erhalten, um steuerrelevante Informationen prüfen zu können.

Die GDPdU vereinten Bestimmungen aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz und galten als wichtiger Bestandteil des deutschen IT- und Steuerrechts.

Übergang von der Papier- zur Digitalprüfung

Während Betriebsprüfungen früher hauptsächlich auf Papierdokumenten basierten, werden seit 2007 in ganz Deutschland digitale Prüfungen durchgeführt. Grund dafür ist die zunehmende elektronische Verwaltung und Archivierung von Geschäftsdaten in Unternehmen.

Die GDPdU betraf ausschließlich steuerrelevante Daten. Daher war es notwendig, dass Unternehmen ihre steuerlich relevanten Informationen getrennt von internen Daten speichern. So konnte sichergestellt werden, dass Prüfer nur auf die für die Besteuerung relevanten Inhalte zugreifen konnten.

Formen des Datenzugriffs

Die Finanzverwaltung konnte im Rahmen der GDPdU auf drei verschiedene Arten auf Unternehmensdaten zugreifen:

1. Unmittelbarer Datenzugriff (Z1)
   Die Behörde durfte direkt auf das Datenverarbeitungssystem des Unternehmens zugreifen. Dabei nutzte sie die vorhandene Hard- und Software des Steuerpflichtigen, jedoch nur mit Leserechten, nicht zur Bearbeitung der Daten.

2. Mittelbarer Datenzugriff (Z2)
   Der Steuerpflichtige konnte verpflichtet werden, die relevanten Daten selbst auszuwerten und der Behörde die Ergebnisse bereitzustellen. Alternativ durfte die Finanzverwaltung auch Dritte mit der Auswertung beauftragen.

3. Datenträgerüberlassung (Z3)
   Hierbei wurden die angeforderten Informationen auf einem physischen Datenträger – etwa einer CD, DVD oder einem USB-Stick – bereitgestellt.

Diese Zugriffsarten galten für eine Vielzahl von Systemen, beispielsweise in den Bereichen Finanz- und Lohnbuchhaltung, Warenwirtschaft, Kassenverwaltung oder Rechnungsarchivierung. Auch E-Mails, sofern sie steuerliche Relevanz besaßen, mussten archiviert und bei einer Prüfung zugänglich gemacht werden.

Aufbewahrungspflichten und Fristen

Nach § 147 Absatz 2 der Abgabenordnung sind Unternehmen verpflichtet, steuerrelevante Daten zehn Jahre lang in einem auswertbaren Format aufzubewahren. Die Daten müssen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.

Diese Pflicht gilt auch bei Systemwechseln. Wenn ein Unternehmen neue Hard- oder Software einführt, muss sichergestellt sein, dass alte Daten weiterhin im geforderten Format bereitgestellt werden können.

Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zählen unter anderem:

• Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte

• Eröffnungsbilanzen sowie Organisations- und Arbeitsanweisungen

• empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe

• Buchungsbelege

• sonstige steuerrelevante Unterlagen

Während die allgemeine Aufbewahrungsfrist zehn Jahre beträgt, müssen Handels- und Geschäftsbriefe nur sechs Jahre lang archiviert werden. Innerhalb dieser Fristen müssen alle drei Zugriffsformen gewährleistet sein.

Ablösung durch die GoBD

Seit Anfang 2015 wurden die GDPdU durch die GoBD ersetzt. Diese stehen für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD führen die Regelungen der GDPdU fort, wurden jedoch an moderne IT-Systeme und digitale Arbeitsweisen angepasst.

Fazit

Die GDPdU stellten einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung steuerlicher Prüfverfahren dar. Sie verpflichteten Unternehmen, elektronische Daten strukturiert und prüfungssicher zu archivieren. Die Nachfolgeregelung GoBD hat diese Grundsätze übernommen und weiterentwickelt, um den heutigen Anforderungen an Datensicherheit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit gerecht zu werden.